مهندس بهرام خان مختاري
برقراري نظم و ترتيب در هر كارخانه يا شركت بايد بر مبناي شناخت و تحليل وضع همان واحد صورت پذيرد. براي اينكه وضع موجود را درست تحليل كنيم بايد نحوه قرار گرفتن اشياء و اقلام و مدت و مشكلات دسترسي به اسناد و اوراق مورد نياز توسط كاركنان بخش مورد نظر را به دقت مورد مشاهده قرار دهيم
خانه تكاني در چارچوب نظام آراستگي در پنج مرحله انجام مي شود.
اولين مرحله: تشخيص ضروري ها
از غير ضروري ها (ساماندهي)
در اين مرحله با توجه به اصل رعايت اولويت بندي بايد آنچه برايمان ضروري است ، مشخص كنيم، بهترين
تصميم گيرنده در اين خصوص فرد استفاده كننده است.
حذف فعاليت هاي غيرضروري، اشياء و امثالهم از مهم ترين فعاليت هاي اين مرحله مي باشد.
براي شناخت ضروري ها از غير ضروري ها بايد غيرضروري ها هم تعريف و هم طبقه بندي شوند، مثلاً مطابق الگوي ذيل:
الف- مطلقاً غيرضروري: نه تنها براي هيچ يك از افراد خانواده يا اتاق ها، ضروري نيست بلكه اصلاً براي هيچ فرد و كار ديگري نيز فايده ندارد و به درد نمي خورد، مانند: تقويم و دفتر يادداشت روزانه سال گذشته، جرايد خوانده شده بي مصرف، يادداشت هاي مربوط به كارهاي زمان هاي گذشته كه انجام آنها نيز كنترل شده و مسأله به كلي منتفي شده است.
ب- غيرضروري براي بخش يا فرد خاص؛ ولي براي بخش ها و افراد ديگر احتمالاً ضرورت داد.
پ- ضروري به نحو مستمر
ت: ضروري اما نه براي هميشه
دو قلم نخست يعني الف و ب. را بايد به ترتيب يا بلافاصله دور ريخت و يا در بسته ها و كارتن هايي با برچسبي بر روي آنها و تعيين مهلتي براي قسمت هاي ديگر كه آنها را بازبيني و چنانچه مورد نياز شان باشد به مكان هاي كارشان انتقال دهند.
در مورد دو مقوله اخير يعني اقلام ضروري بايد آنها را حسب ميزان نياز و دفعات كاربردشان طبقه بندي و براي مرحله و يا، سين دوم (نظم و ترتيب) آماده كرد. معمولاً براي اين كار، جدول يا جداولي را در نظر مي گيرند و اقلامي را كه بسيار، گاه و يا ندرتاً كاربرد دارند در آن جدول، مشخص و نسبت به جا و نحوه نگاهداشت آنها تصميم مي گيرند .
همانطور كه قبلاً اشاره شد نقطه مقابل شناخت به عنوان ضروري و نگاهداشت آن «حتماً و لزوماً» دور ريختن هرچه غيرضروري تشخيص داده شده است، نمي باشد. بلكه ميان نگاهداشتن و دور ريختن بلافاصله، روش هاي متعدد ديگري نيز وجود دارد كه به برخي از آنها در محيط هاي كارخانه اي قبلاً اشاره كرده ايم. بايد اين نكته را در محيط هاي كار ذهني و اداري نيز در نظر داشته باشيم كه آنچه براي ما يا بخش ما غيرضروري است ممكن است براي فرد يا بخش ديگري ضرورت داشته باشد، بنابر اين به استثناي اشيايي كه غيرضروري بودن مطلق آنها كاملاً ثابت و غيرقابل ترديد است (نظير تقويم ها و دفتر يادداشت هاي سال گذشته) بايد اشياء غيرضروري بخش خود را در بسته ها، گوني ها و يا جعبه هايي قرار دهيم و براي بازديد و استفاده احتمالي ساير افراد و بخش هاي از آنها اولاً فهرستي از محتواي بسته ها و ثانياً حداكثر مهلتي جهت بازديد و برداشتن و استفاده كردن از اشياء مذكور بر روي بسته ها با كارتن ها بچسبانيم. پس از انقضاي مهلت مذكور آنچه باقي مانده است را بدون كوچك ترين ترديدي بايد به دور بريزيم.
دومين مرحله: دسترسي راحت به آنچه نياز داريم (نظم و ترتيب)
واژه نظم و ترتيب به معناي دستيابي به اشياء و در برگيرنده تمامي مراحل و موارد لازم براي تحقق آن است. تا هنگامي كه از اشياء استفاده مي كنيد. بايد آنها را در اطراف خود به گونه اي گردآوريد. در اينجاست كه نظم و ترتيب در همه جنبه هاي زندگي روزمره، مطرح مي شود. از آنجا كه عوض كردن دست ها و تغيير مكان و موقعيت بدني، در اتلاف وقت نقش عمده اي دارند، بايد راه هايي براي حذف آنها بياييد. در كارگاه ها و كارخانه هايي كه نظم و ترتيب به نحوي مطلوب رعايت نمي شود. افراد وقت زيادي را صرف جست وجو براي يافتن اشياء مورد نيازشان مي كنند.
شعار اين مرحله جاي دهي هر چيز در جاي مناسب و به شيوه مناسب و هدف اوليه و اساسي آن، حذف نياز به جست وجو است.
به حضرت علي(ع) گفته شد كه اي مولا، عاقل را برايمان توصيف كن، ايشان فرمودند: عاقل كسي است كه هر چيز را در جاي خود قرار دهد. (حكمت ۲۳۵)
مثال ها و مصاديق: در كارخانه ها مكان و نحوه استقرار ماشين ها (Plant layout) مكان و نحوه استقرار محل هاي كار (workplacc Layout) انواع سيستم هاي انبارداري و ذخيره سازي، نصب و استفاده درست از تابلوهاي ابزار، جعبه هاي ابزار، سيستم درست حمل و نقل مواد (Materials Handling) تهيه جداول زماني انجام كار، برنامه ريزي هاي كنترل هاي روزانه، هفتگي، مقطعي و ادواري ماشين ها و فعاليت ها و...
مثال ها و مصاديق در محيط هاي كار فكري و خدماتي: بايگاني و آرشيو درست و به روز، نحوه استقرار ميزهاو صندلي ها، قفسه ها و كشوها، سيستم هاي گردش كار، تسهيل انجام فعاليت ها، رفت و آمدها، تماس و ارتباط ها، كارآيي، ايمني...
مثال ها و مصاديق در محيط هاي باز شركت ها و كارخانه ها، گذرگاهها، پاركينگ ها، فضاي سبز، چمن    كاري ها، نظافت محيط و...
در موارد بالا به روش هاي ذيل مي توان نظم را پياده كرد:
الف قسمت اول: تحليل وضعيت كنوني
هيچ گونه الگوي از پيش پرداخته شده اي براي اجراي نظم و ترتيب وجود ندارد. برقراري نظم و ترتيب در هر كارخانه يا شركت بايد بر مبناي شناخت و تحليل وضع همان واحد صورت پذيرد. براي اينكه وضع موجود را درست تحليل كنيم بايد نحوه قرار گرفتن اشياء و اقلام و مدت و مشكلات دسترسي به اسناد و اوراق مورد نياز توسط كاركنان بخش مورد نظر را به دقت مورد مشاهده قرار دهيم. طول مدت زمان دستيابي به اسناد و اقلام مورد نياز، علل آن، مشكلات و مزاحمت هاي گذر از محل ها، خطرات و وضعيت هاي مغاير با ايمني، دقايق و مسافت ها، مشكلات برقراري تماس و ارتباط با همكاران، ميزان هماهنگي هاي لازم در استفاده از پرونده ها، اوراق و اسناد و غيره. نحوه ترتيب و توالي انجام كار كه گردش صحيح و توأم با كارايي فعاليت ها را مد نظر دارد. استفاده از علايم، نشانه ها، نمادها و غيره براي تشخيص محل اشياء و اقلام، همه و همه بايد مورد بررسي و تحليل قرار گيرد. بايد با نمونه پژوهي، جريان دسترسي به پرونده يا سندي را با نحوه استفاده و بازگرداندن آن به جاي خود هم از نظر كيفيت كار و هم از نظر صرف وقت، آزمايش كرد. مشكلات را مشاهده و از مسئول مربوطه تقاضاي اظهارنظر كرد. مشكلات كاركنان در رابطه با نظم و ترتيب دلخواه بايد مورد توجه قرار گيرد. بايد از طريق مشاهده، مصاحبه، اظهارنظرهاي كتبي و روش هاي ديگر تحقيق و به ويژه چك ليست، بازخورهاي لازم را به دست آورد و مشكلات را فهرست كرد و راه حل هايي را كه به نظر مي رسد ثبت و گزارش كرد. با جمع كاركنان يك محيط يا اتاق كار، جلساتي تشكيل داد و با مذاكراه و تبادل نظر به راه حل هاي عملي دست يافت. موارد ذكر شده را هنگامي كه بخواهيم در هر محيطي پياده كنيم به مراتب متعدد تر، متنوع تر و متضمن  بحث و تفضيل بيشتر خواهندشد.
گستره پاكيزه سازي در محيط هاي كار فكري مانند محيط هاي كار توليدي نيست. اما ضرورت پرداختن به آن به هيچ وجه منتفي نمي باشد. در حقيقت، محيط كار، خانه دوم انسان ها است
و همانطور كه پاكيزه سازي را در محيط منزل رعايت مي كنيم،  در محيط كار نيز بايد همان معيارها و تدابير را بكار گيريم
ب: تعيين محل مناسب استقرار اشياء
اينك كه اشياء غيرضروري را به دور ريخته يا از محيط كار خود دور كرده ايم و سرو كار ما تنها با اقلام ضروري است اين اقلام داراي اهميت و اولويت يكسان نيستند به برخي از آنها همه روزه و حتي همه ساعته نياز داريم به برخي گاهگاه و بالاخره به برخي، بسيار به ندرت، از سوي ديگر، خود مسأله استقرار ميز و صندلي و وسايل كارمان در محيط نيز يكي از اساسي ترين مسايلي است كه بر كارآيي، كيفيت، ايمني و دلپذير بودن محيط كار اثر مي گذارد. ارتباط بخش هاي گوناگون با يكديگر نيز در انتخاب محل هاي كار بايد از منطق ويژه اي پيروي كند. همان گونه كه در كارخانه، در محل و نحوه استقرار ماشين آلات را فرايند و مراحل توليد تعيين مي  كند كه كارها در حداقل زمان و با حداقل حركات، صورت پذيرد در محيط هاي كار اداري نيز رابطه كارها با يكديگر به محل هاي مناسب كار را مشخص مي نمايد. علاوه بر محل هاي كار، ضابطه تعيين ابعاد و مساحت هر محيط كاري نيز اقتضائات همان كار و شمار كاركنان و مراجعان آن است، بنابراين بهتر است از آغاز و مقدم بر تعيين محل استقرار لوازم و اشياء. با توجه به حجم و ميزان اقلام ضروري، نظري اساسي نسبت به خود مساحت و ابعاد محيط كار بيفكنيم. در اين زمينه از فنون بهره گيري هر چه بيشتر از مكان نيز بايد استفاده در خور به عمل آوريم.
در هر صورت، كيفيت و كارايي استقرار اقلام و اشياء در محيط كار تا اندازه بسيار چشمگيري به نحوه استقرار وسايلي نظير ميزها و صندلي ها، قفسه ها و كشوها و كازيه ها و... بستگي دارد. در اين موارد، ما نسخه به اصطلاح از پيش نوشته اي نداريم. بايد با بازبيني از محل و در نظر گرفتن حجم و ابعاد اشياء و لوازم نسبت به استقرار محل كار تصميم بگيريم.
نكته در خور اهميت و اشاره در تعيين محل استقرار اشياء، در نظر گرفتن و رعايت ضوابط و استفاده از معاملات و نشانه هايي در اين زمينه است به نحوي كه علاوه بر مسئول مربوطه، دستيابي به اشياء و پرونده ها در غياب وي براي ديگران نيز آسان باشد.
نكته مهم ديگر اين است كه اشياء همواره جز در مواردي كه در حال استفاده از آنها هستيم بايد در جاي خود باشند. استفاده از شيئي يا سندي و پس از رفع نياز، باقي گذاردن آن بر روي ميز كار، تمام سيستم نظم و ترتيب را مختل مي كند. نبايد منتظر بمانيم كه مثلاً در پايان وقت اداري، اشياء و اسناد را دوباره به جايشان بازگردانيم. اين امر، هم ميز ما را پر از اوراق و اسناد و در نتيجه، سهولت انجام كارمان را ناممكن يا دشوار مي سازد و هم وقت ديگر همكاران را نيز كه به ضرورت به دنبال همان اوراق و اسنادند تلف مي كند.
برقراري و رعايت تداوم نظم و ترتيب در استقرار اشياء و لوازم، اين كمك اساسي را نيز به ما مي كند كه به موقع از كمبودها آگاه شويم و براي تهيه و جايدهي آنها اقدام كنيم.
در استقرار اشياء بايد به اين نكته نيز توجه كنيم كه دوري و نزديكي و چگونگي دسترسي به آنها را ميزان نياز و كاربرد آنها تعيين مي كند بنابراين اسناد و پرونده هايي را كه كمتر به آنها نياز داريم بايد در دورترين و بالاترين طبقات قفسه ها قرار داد.
در محيط هاي تنگ كار بايد از حد اعلاي بهره وري مكان استفاده به عمل آوريم. مثال هاي بسياري براي اين امر مي توان ذكر كرد كه به برخي از عمده  ترين آنها ذيلاً اشاره مي كنيم:
۱- نصب قفسه ها بر ديوارها به جاي قرار دادن آنها بر كف زمين
۲- آويختن كازيه ها با لبه هاي نگهدارنده بر بخش بالاي ديواره ها و پارتيشن ها در بالاي ميز كار
۳- سفارش دادن ميزهاي كشودار و يا قراردادن كشوهاي متحرك در زير ميزها در آن قسمت كه جاي قرار دادن پاها نيست.
۴- استفاده از صندليهاي تاشو و جمع كردن و كنار نهادن آنها در مواقعي كه مراجع يا مشتري نداريم (مي  توان براي كنار نهادن آنها از زير ميزها در قسمتي كه جاي قرار گرفتن پاها نيز استفاده كرد.)
۵- استفاده از كشوهاي قرار گرفته بر روي هم به صورت عمودي
۶- استفاده از صفحه يا تابلوي آويخته بر ديوار جهت يادداشت كارها و زمان انجام آنها به جاي انباشتن روي ميز يا زير شيشه ميز از ورقه هاي كوچك با چسباندن آنها بر گوشه و كنار
۷- در مورد اشياء و اسنادي كه مورد استفاده مشترك دارند. گذاردن ورقه اي در محل استقرار آنها و اينكه از چه تاريخ تا چه تاريخي در اختيار چه كسي است.
۸- استفاده از تقويم هاي قابل آويختن بر ديوار به جاي تقويم هاي روميزي
۹- كشوها يا كازيه آويخته بر ديوار يا ديواره ها براي لوازم روميزي
ج: مشخص كردن محل و نحوه استقرار اشياء بر مبناي استقرار كاركردي
عمده ترين ضوابط در اين زمينه نيز همان سهولت دسترسي به اقلام سهولت، رفت و آمد، بهره وري زمان، بهره وري مكان و نكات ايمني و همچنين دلپذير كردن محيط كار است.
براي آن كه اولويت قرارگيري اشياء و لوازم را دريابيم بايد محيط كنوني را دقيقاً بررسي كنيم و اين بررسي را نيز بايد از دورترين محل هاي محيط كارمان شروع كنيم زيرا معمولاً اشياء و وسايلي كه كمتر ضرورت دارند را به طور طبيعي در محلي دورتر و به اصطلاح در گوشه و كنارها مي گذاريم. بنابراين كارمان را از دورترين محل  ها آغاز و تا محل هايي كه مي خواهيم به استقرار ميز كارمان اختصاص دهيم ادامه مي دهيم.
نكات عمده ذيل را نيز در اين زمينه بايد در نظر گرفت:
در صورت اقتضاي فضاي كار، ترجيح دارد كه صندلي ها را پشت بر ديوار و ميزها را جلوي آنها قرار دهيم و اگر از سيستم ميزهاي مقابل هم استفاده مي كنيم محل گذر را ميان متقابل قرار دهيم نه در كنار اتاق، اين امر، علاوه بر سهولت رفت و آمد مراجعه به همكاران در اتاق، از نظر رواني نيز بسيار مثبت تر از حالتي است كه ميز به ديوار بچسبد و بر صندلي به گونه اي بنشينيم كه با ديوار، روبه رو باشيم. مسدود و محدود بودن ديدگاه بر كارآيي و دلپذيري محيط كار، اثر منفي مي نهد و نوعي بريدگي بي منطق ميان همكاران هم اتاق ايجاد مي كند كه همه پشتشان بر هم باشد. شايد بعضاً تصور كنند كه چنين وضعيتي بر دقت و تمركز فكر كاركنان مي افزايد حال آن كه برعكس، محدوديت هايي از اين دست، در پاره اي موارد موجب انصراف فكر از كار و گاه غوطه ور شدن در مسايل خارج از محيط كاري مي گردد. به هر حال گستردگي ذهن هر كس با فضاي ديد وي رابطه مستقيم دارد.
قفسه ها را بايد با نظم خاص و تا آنجا كه امكان دسترسي وجود دارد روي هم قرار دهيم. كمدها و كابينت ها بايد در قسمت هاي گوشه اي يعني در كنج ها قرار گيرند. تا آنجا كه امكان دارد بايد كوشيد مكانهاي نگهداري اسناد و پرونده ها از هم دور و پراكنده نباشند. براي آن كه هر كس ديگري نيز در غياب فرد مسئول بتواند به سهولت به اشياء و اسناد دست يابد بايد نظام خاص و همه فهمي را ابداع و به مرحله اجرا درآورد. براي نيل به اين هدف مي توانيم از نمايه گذاري با رنگ ها كه از اشتباه و سرگرداني جلوگيري مي كند استفاده به عمل آوريم. اين اصل معروف كه چيزي كه اول مي آيد بايد اول نيز برود كه در محيط هاي كارگاهي و انبارها و نظاير آن مصداق دارد در محل هاي كار خدماتي نيز صادق است يعني كاري را كه اول ارجاع شده است بايد اول انجام داد مگر موارد غيرقابل پيش بيني و بسيار مهم، اقتضاي عكس اين قاعده را بنمايد.
از الصاق برچسب  بر محل هاي نگهداري اسناد و اوراق نبايد غافل بود. مي توان اين برچسب ها را با نوشته اي بر روي آنها و يا علامتي كه مشخص كننده نام آنها و كاربرد و جايگاهشان باشد بر اقلام و پرونده ها چسباند.اگر سند يا پرونده يا شيئي را براي استفاده (اگرچه در زمان محدود) برمي داريم بايد نوشته اي در آنجا قرار دهيم كه شي يا سند نزد چه كسي و تا چه زماني است و اين نوشته تا زماني كه اقلام و اسناد مذكور را به جايشان بازنگردانده ايم بايد در محل مذكور بماند. اين عمل را در مواردي نيز كه ذخيره شي به اتمام رسيده و يا گم شده است نيز بايد انجام دهيم و پيگيري كنيم.
در مورد پرونده ها بايد به اصل (از هر چيز، يكي) توجه كنيم. فتوكپي ها و نسخه هاي تايپي اضافي را از پرونده خارج و به دور افكنيم (و در صورتي كه پرونده كلي اعم از موضوعي و يا زماني وجود دارد نسخه اي را براي ضبط در آن پرونده ارسال داريم).
حتماً بايد كل پرونده ها را هم با حروف و هم با عدد در پشت هر صفحه شماره گذاري كنيم. اين امر تماميت پرونده را تضمين مي كند و چنانچه برگه اي از آن گم يا برداشته شد به راحتي مشخص مي گردد. اگر به هر دليل صفحه يا صفحاتي را از پرونده اي موقتاً بيرون مي آوريم بايد با افزودن صفحه اي به همان قسمت، دليل يا دلايل برداشتن موقت اوراق مربوطه، مسئول كار، منظور از آن و تاريخ برداشتن و تاريخ تقريبي (و در صورت امكان، قطعي) عودت اوراق مذكور بر صفحه افزوده شده را بنويسيم.
محل قرار دادن پرونده هاي در دست اقدام را بايد حسب اولويت و زمان بندي و تاريخ اقدام روي آنها بايد تعيين كنيم. پرونده هايي كه اقدامي و يا لااقل در محدوده زماني مشخصي اقدامي ندارد از مكان دسترسي به مكان دورتر نقل مكان دهيم.
روي ميزمان بايد هميشه خالي از پرونده ها و اوراق مختلف و متعدد باشد. ميزان انباشت پرونده ها و اسناد بر روي ميز كار نشان دهنده مستقيم فقدان يا عدم رعايت اصل نظم و ترتيب است.
كازيه هاي نامه ها و اوراق وارده و نامه ها و اوراقي كه بايد به بخش ديگر برود (كارهايي انجام شده) بايد از شناوري زماني با شتابي برخوردار باشد.به همين دليل، بايد راههايي بيابيد كه هر كس آنچه را كه مي خواهد به آساني يافته و بتواند آن را به سادگي به جايش بازگرداند. مي توانيد اين كار را به يك مسابقه تبديل كنيد. افراد بايد قادر باشند ابزارها و مدارك مورد نيازشان را ظرف ۳۰ دقيقه بياورند و دوباره در جاي خود قرار دهند.
از جمله تدابير پيشگيري از ايجاد محيط ها يا مكان هاي كثيف،  طبقه بندي مكان ها و اشياء از نظر آلودگي پذيري و انسجام اقداماتي جهت پيشگيري از بوجود آمدن آنها است. معمولاً گوشه ها و كنج اتاق ها و نظاير آنها بيشتر در معرض انبوهي و تجمع كثافات و گرد و غبار مي باشند
ابداع شيوه هاي مؤثر و كارآمد در زمينه هاي مراقبت و نگهداري و ذخيره سازي، از اهميت زيادي برخوردار است، اما اين بدان معنا نيست كه ملاحظات مربوط به ايمني و كيفيت را ناديده بگيريد.
زمان بندي ها را با توجه به تعداد دفعات و ميزان كاربرد هرچيز و اهميت آن تعيين كنيد. با كمي دقت در خواهيد يافت كه اين موضوع در واقع از نوع ملاحظات هزينه نيز هست. اولويت موارد مختلف را با توجه به ميزان هزينه و زماني كه مِي خواهيد براي آنها صرف كنيد، مشخص و مقدار ذخيره مطلوب را براي هر يك از اقلام تعيين كنيد، اما به خاطر داشته باشيد كه اين مقدار هر چه كمتر باشد، بهتر است. نظم و ترتيب هنگامي بهترين تأثير را دارد كه يكايك افراد در آن مشاركت داشته باشند و از هوش و خلاقيت خود، براي ابداع و به كارگيري روش هاي مطلوب در زمينه  ذخيره سازي و جاي گذاري اشياء بهره  گيرند و اگر در خانه اي موقع قطع برق بصورت ناگهاني، همه افراد خانه محل كبريت را بدانند، آن خانه داراي نظم است.
سومين مرحله: پاكيزگي به همراه پاكداشت
(اصل پاكيزگي)
پاكيزه سازي و پاكيزه داري كه بهتر است به جزء اخير «پاكداشت» بگوييم امري است كه بايد همه روزه به آن پرداخت. حتي در جريان يك روز نيز برخي از اشياء و وسايل و يا محيط كار،  آلوده و كثيف مي شوند و بايد به پاكيزه كردن آنها بپردازيم. ضرورت، نتيجه بخشي و گستره پاكيزه سازي در محيط هاي صنعتي و توليدي، خود را بهتر نشان مي دهد. در كارخانه ها عدم توجه به آراستگي به طور كلي و پاكيزه سازي و پاكداشت بخصوص موجب زيان هاي بسيار مي شود. اين زيان ها طيف گسترده اي را از درست كار نكردن ماشين آلات توليدي به دليل كثيف بودن گرفته تا كند كار كردن آنها، كنترل كيفيت فراوري، توقف ماشين ها، شكستن و معيوب شدن قطعات و قسمت هايي از  آنها تا ايجاد ظرفيت عاطل و زمان هاي كار از دست رفته و اختلال در توليد مطابق زمان هاي برنامه ريزي شده را در برمي گيرند.
در برخي از محيط هاي كارهاي خدماتي نيز پاكيزه سازي و پاكداشت، ركن اساسي توفيق در انجام كار است. مصداق بارز اين امر، بيمارستان ها،  درمانگاه ها و آزمايشگاه ها مي باشند كه علاوه بر حد اعلاي پاكداشت خود محيط، اكثر كاركنان آنها نيز بايد جامه سپيد بپوشند تا كوچك ترين آلودگي در جامه آنان بلافاصله خود را نشان دهد. وسايل طبي و جراحي بايد پس از هر بار استفاده، پاكيزه و ضدعفوني شوند. ملافه ها و بالش ها بايد هر روز تعويض و شستشو و ضد عفوني شوند. كف محوطه بايد روزي چند بار با ماده ضد عفوني از آلودگي پاك شود. در بسياري از بيمارستان هاي جديدالاحداث حتي ديوارها را تا سقف از سنگ بنا مي كنند تا مانند كف بيمارستان، قابل شستشو باشند.
امروزه پوشيدن جامه سپيد تنها به مراكز بهداشتي و درماني اختصاص ندارد. تعدادي از محيط هاي كار اداري و خدماتي نيز پوشيدن جامه سپيد مرسوم گرديده است. در فروشگاه هاي بزرگ مواد غذايي، همه كاركنان از روپوش سفيد استفاده مي كنند.
گستره پاكيزه سازي در محيط هاي كار فكري مانند محيط هاي كار توليدي نيست. اما ضرورت پرداختن به آن به هيچ وجه منتفي نمي باشد. در حقيقت، محيط كار، خانه دوم انسان ها است و همانطور كه پاكيزه سازي را در محيط منزل رعايت مي كنيم،  در محيط كار نيز اگر چه محيط صنعتي نباشد بايد همان معيارها و تدابير را بكار گيريم. پاكيزه سازي چند ويژگي اساسي دارد:
اول: استمرار، دوم: بازبيني مداوم، سوم: التزام گروهي و در عين حال، اقدام فردي يعني هر كسي بايد پاكيزه كننده و پاك دارنده اشياء و وسايل و محيط كار خود باشد. در حقيقت، پاكيزه سازي به صورت يك عادت و يك سليقه در مي آيد. مصاديق بارز اين خلق وخو را اعم از مثبت يا منفي مي توان در خانه داري بانوان مشاهده كرد. همچنين به طور كلي مردم برخي از استان ها يا مناطق كشورمان ايران نيز از نظر رعايت اين سين در محيط خانه ، مشهور و مورد مثالند. پاكيزه سازي بويژه در زمان حاضر كه آلودگي هوا بسيار زياد شده است از اهميت ويژه اي برخوردار است. نشستن غبار بر همه چيز چه در خانه و چه در محيط كار ، امري كاملاً عادي شده است و بنابراين بايد به نحو مداوم نيز عمل غبارزدايي را انجام داد.
حتي از نظر مقابله با آلودگي ها و خيابان ها بر اثر تصادف وسايط نقليه و ريختن خرده شيشه و بنزين يا گازوئيل بر سطح خيابان ها يكي از وظايف پليس هاي راهنمايي و رانندگي با هر درجه اي كه داشته باشند اين است كه با وسايل رفت و روب و مواد پاك كننده كه در صندوق عقب خودروهاي آنان قرار دارد بلافاصله محيط آلوده را خودشان جاروب و آلودگي زدايي مي كنند تا هم آلودگي زدايي به سرعت هر چه بيشتر انجام شود و هرم ترافيك دچار اختلال نگردد.
بودجه اي كه براي پاكيزه سازي هزينه مي شود به مراتب از بودجه اي خواهد بود كه براي مبارزه با خطرات و بيماري هاي حاصله از آلودگي محيط ها توسط سازمان هاي تأمين اجتماعي صرف مي شود.در ايران در سي، چهل سال پيش در مدارس، تدبير ويژه اي براي پاكيزگي محيط و پاكيزگي محصلان به نحوي بسيار جدي اتخاذ و به مرحله اجرا نهاده مي شد. داشتن موي بسيار كوتاه، وظيفه هر دانش آموز بود. يقه هاي سپيد كه بر يقه كت ها دوخته مي شد و مرتباً باز و شسته مي شد مرسوم بود و هر چند روز يك بار و معمولاً در آغاز هفته همه دانش آموزان را از نظر رعايت پاكيزگي جامه و مو و ناخن مورد معاينه قرار مي دادند. بهداشت، يكي از درس هاي مستقل دبيرستاني بود. نمره انضباط تنها به حضور به موقع و انجام تكاليف درسي و عدم ايجاد مزاحمت محدود نبود و بخشي از آن را همين امر پاكيزگي تشكيل مي داد. البته در تقابل اين تدابير، وضعيت هاي نامطلوبي نيز نظير استفاده از حمام هاي عمومي و شستشوگرهاي آنها نيز وجود داشت كه منشاء بسياري از بيماري ها و سرايت و عمومي شدن آنها بود. همچنين پا نهادن به اتاق يا آپارتمان ها با كفش هنوز هم در بسياري از مناطق يا حتي در منطقه واحد، در بسياري از منازل،  مكروه است.
مثال هاي بالا نشان مي دهد كه پاكيزه سازي تنها يك اصل از اصول پنجگانه پنج سين نيست بلكه يك ارزش اخلاقي و يك فرهنگ است. پاكيزه سازي، چيزي فراتر از پاكيزه نگاهداشتن اشياء است. پاكيزه سازي، فلسفه و تعهدي است براي پذيرش مسئوليت در قبال تمامي وجوه اشياء مورد استفاده،  به گونه اي كه اين اشياء همواره در بهترين وضعيت و كيفيت نگهداري شوند. نبايد هرگز گرفتار اين تصور شويد كه پاكيزه سازي صرفاً تميز كردن اشيا و كارهاي خسته كننده همراه آن است. بلكه بايد پاكيزه سازي را به عنوان نوعي بازرسي و بازبيني در نظر بگيريد.
محيط پاكيزه به دليل احساس آرامش و نشاطي كه به كاركنان مي دهند بر كارآيي و بهره وري آنان اثر مثبت مي نهند. پاكيزه سازي با كيفيت، رابطه تنگاتنگ دارد، زيرا بازبيني مستمر وسايل كار اعم از ماشين و ابزار و مواد و يا وسايل كار اداري، اقتضاء دارد كه همواره مراقب حفظ كيفيت اقلام ياد شده باشيم، در جريان پاكيزه سازي و پاكيزه داري بسياري از كاستي ها، نقص ها و كيفيت هاي نازل آشكار مي شوند.مسأله پاكيزه سازي يا بهداشت كار نيز در همين رابطه دقيق و مستقيم است. هدف بسياري از مقاوله نامه ها و توصيه نامه هاي بين المللي مصوب سازمان بين المللي كار، كه دولت ايران نيز به تعدادي از آنها پيوسته است، حفظ بهداشت و ايمني نيروي كار در درجه نخست از طريق پيشگيري و درجه دوم از طريق مبارزه با آلودگي محيط كار است.
قلمرو پاكيزگي تنها محدود به محيط هاي كار و توليد اعم از توليد كالاها يا خدمات نيست. در امر توزيع نيز به ويژه در دهه هاي اخير، پاكيزه سازي و پاكداشت، اهميت بسيار يافته است. فنون بسته بندي و عرضه كالاها بصورت هر چه پاكيزه تر با استفاده از انواع پوشش ها و عرضه بسياري از مواد خوراكي نظير لبنيات در پاكت هاي يك بار مصرف بر پاكيزگي استوار است.
پاكيزه سازي از سوي ديگر به اين امر كمك مي كند كه دو سين نخست يعني ساماندهي و نظم و ترتيب بهتر عملي شود، زيرا در جريان پاكداشت مرتباً به نواقص پيش آمده در دو سين نخست پي مي بريم.فرآيند پاكيزه سازي در درجه نخست به كشف و تحليل عوامل ناپاكيزگي و اتخاذ تدابير پيشگيري از آلوده شدن، نظر دارد. در درجه نخست نبايد حتي الامكان اجازه دهيم كه ناپاكيزگي بوجود آيد. راه هاي پيشگيري از آلودگي و كثيفي، بسيارند. اصلي ترين راه، «كثيف نكردن» است. نبايد با عمل خود محيط را آلوده كنيم و چنانچه ناخواسته، آلودگي اي پيش آيد به فوريت آن را بزداييم.
از جمله تدابير پيشگيري از ايجاد محيط ها يا مكان هاي كثيف،  طبقه بندي مكان ها و اشياء از نظر آلودگي پذيري و انسجام اقداماتي جهت پيشگيري از بوجود آمدن آنها است. معمولاً گوشه ها و كنج ها، قسمت هاي عقب و دور از دسترس،  پيرامون كمدها و ميزها و مبل ها، سقف هاي كمدها و گنجه ها و نظاير آنها بيشتر در معرض انبوهي و تجمع كثافات و گرد و غبار مي باشند. در نتيجه بايد اولاً اين قسمت ها را از گرفتن كثافات و غبار محافظت كنيم. پيچ هاي بالابرنده ميزها را تا حداكثر باز كنيم تا امكان پاكيزه سازي زير ميزها فراهم شود. گوشه ها و كنج ها را خالي بگذاريم و يا چيزهايي را كه به آساني مي توان برداشت و مكان را پاكيزه كرد نظير گلدان و رخت آويز در گوشه هاي اتاق ها قرار دهيم. سقف هاي عقب كشوها و طبقات كمدها را به اشيايي اختصاص دهيم كه بسيار به ندرت مورد استفاده قرار مي دهيم و بر روي آنها پوشش هاي نايلوني قراردهيم.
در بخش هاي تحقيقاتي و كارهاي خدماتي ماشين آلات و تجهيزات و ابزار و سرو كاري نداريم معهذا وسايل محيط هاي نظير اتاق طراحي، وسايل  آزمايشگاهي و قطعات و بخش هاي نمايشگاهي، مشمول همين قاعده اند. در اين بخش ها پاكيزه سازي به پاكداشت وسايل و لوازم اداري و خود محيط كار محدود مي شود. با وجود اين، همين امر كه چنين محدود به نظر مي رسد، روش هاي خاص دارد:
۱- جاروب كردن نبايد به رفت و روب خشك، محدود باشد. بسياري از كثافات و لكه ها بر سطح زمين مي چسبند وبا رفت و روب خشك از بين نمي روند. حتماً بايد پس از رفت و روب خشك، زمين را با وسايل شستشو و مواد ضدعفوني تميز كرد. اين مسأله تنها مربوط به كف زمين نيست. ديواره ها و قفسه ها و ميزها و وسايلي نظير دستگاه هاي تلفن نيز بايد با دستمال تر و هر چند وقت يك بار با دستمال آغشته به محلول ضد عفوني،  پاك شوند. اين كار بايد يا پس از آنكه كاركنان،  محل كار را ترك كردند و يا پيش از  آنكه به محيط كارشان گام مي نهند انجام شود.
۲- گستره كار هر يك از مسئولان نظافت بايد مشخص شود، نبايد اجازه داد كه مكان ها ومسئولان پاكيزه سازي به يك چشم نگريسته شوند و وسايل نظافت مشترك باشد. به عنوان مثال، كسي كه مسئول نظافت دستشويي است نبايد همان شخص با همان وسايل نظافت اعم از جاروب و T و دستمال هاي نظافت به پاكيزه كردن محيط هاي كار نيز بپردازد.
۳- پاكيزه كردن و به ويژه غبارروبي، معنايش دستمال مرطوب كشيدن نيست. دستمال بايد به مواد ضدعفوني آغشته باشد و در جريان نظافت مرتباً بازشويي شود.
۴- بايد از استفاده مشترك از ليوان ها و فنجان ها جداً پرهيز كرد. هر فرد سرماخورده مي تواند افراد ديگري را نيز مبتلا كند. چاره كار اين است كه هر كس شخصاً ليوان و فنجان جداگانه اي براي نوشيدن چاي يا آب داشته باشد و آن را هميشه نزد خود نگاه دارد و مسئول شستشو و نظافتش نيز خودش باشد.
۵- هر كس بايد شير دستشويي را نخست با همان مايع پاك كننده بشويد تا بهنگام بستن شير، دوباره دستش آلوده نشود.
۶- جامه نظافتچي ها بايد به رنگ سفيد باشد و مسئولي براي بازبيني و كنترل مرتب جامه ها، دست ها و وسايل كار آنان تعيين گردد كه همه روزه اين كار را در وقت هاي مختلف و متغير انجام دهد و بازشويي جامه ها را در فواصل كوتاه تنظيم نمايد. ضمناً بايد براي نظافتچي ها برنامه آموزش توجيهي ترتيب يابد.
۷- پاكيزگي، تنها محدود به اشياء و وسايل نمي شود. تا پاكيزه ترين مقوله، آلودگي هوا است. در فضاهايي كه هواي تازه در آنجا جريان ندارد افراد زود خسته و پژمرده مي شوند و از كارآيي و دقت و كيفيت كارشان كاسته مي گردد. بايد علاوه بر تعبيه و استفاده از وسايل تهويه هاي بزرگ و كافي در محل كار، گاهگاهي نيز پنجره ها را براي تعويض هواي ساكن و ناسالم باز كرد. اين امر به ويژه در زمستان ها با هواي فشرده گرم، بيشتر آثار خود را مي نماياند و موجب سردرد و خستگي چشم و احساس بي رمقي مي گردد.
۸- با آلودگي صدا نيز بايد مبارزه كرد.
۹- نبايد فراموش كرد كه دلپذيرسازي نيز جزء مكمل  پاكيزه سازي است. محيط كار ما بايد علاوه بر پاكيزه بودن،  زيبا و دلپذير نيز باشد. اجزاء دو سين نخست يعني ساماندهي و نظم و ترتيب تا اندازه اي به دلپذير شدن محيط كار كمك مي كند. ترتيب و حفظ قفسه ها و پرونده هاي مرتب و منظم، نوعي زيبايي به آنها مي بخشد اما افزون بر آن استفاده از وسايل و اشياء ضروري جهت دلپذير كردن محيط كار بسيار اهميت دارد. برخي از اين اشياء بايد اصولاً و از همان آغاز در اختيار قرار گيرند. مثلاً استفاده از روزنامه براي زير فلاسك ها يا فنجان هاي چاي هم با پاكيزگي مغايرت دارد و هم بسيار دلپسند نيست. در درجه اول از يك قفسه داراي درب شيشه اي براي جاي دهي فلاسك  استفاده كرد. در غير اين صورت سيني هاي غذاخوري رستوران به اين كار اختصاص داد. همچنين مشاهده سطل هايي كه در آنها مانده هاي چاي فنجان ها را مي ريزيم چه براي خود كاركنان و چه از ديد مراجعان، بسيار زشت است. بايد سطل ها داراي درب را به اين كار اختصاص داد و هميشه پس از ريختن مانده چاي، درب سطل را بر روي آن قرار داد. براي دلپذيرسازي مي توان از تصاوير، نقاشي ها، گلدان  و نظاير آنها استفاده كرد.
۱۰- سرانجام، آنچه بيش از همه اهميت دارد التزام مباشرت فرد فرد اعضا و كاركنان در امر پاكيزه سازي و پاكداشت محل و وسايل كار خود است. بايد هر روز چند دقيقه اي را به اين كار اختصاص داد. هنگام اين كار را مي توان اول وقت، وسط وقت و يا آخر وقت تعيين كرد ولي ترجيح دارد كه اين كار در اواسط وقت انجام پذيرد. آنچه بسيار مهم است اين است كه اين كار بايد در هر چند دقيقه اي كه به آن اختصاص مي دهيم توسط فرد فرد بطور همزمان انجام پذيرد. اگر اين كار، همزمان صورت نپذيرد، غالباً فراموش مي شود و پس از مدت كوتاهي براي هميشه متوقف مي گردد. يكي از بهترين اوقات براي اين كار همزمان، وقتي است كه پنجره را براي جريان يابي هوا باز مي كنيم زيرا دقايق تغيير هوا براي همه كاملاً محسوس است و مي دانند كه در اين دقايق بايد به كار پاكيزه سازي بپردازيم. بالاخره بايد در هر بخش كار، يكي از همكاران را به عنوان مسئول و ناظر براي پاكيزه سازي تعيين كرد.
چهارمين مرحله: بهترين راه را حفظ كنيد
(اصل استانداردسازي)
با توجه به سه فعاليت قبلي بهترين روش ها را براي خودتان انتخاب كرده و حفظ كنيد و براي انجام آراستگي از  آن استفاده كنيد.
پنجمين مرحله: قدرداني و تشويق انجام كار خوب و درست به درست ترين روش (انضباط)
با تدابير شما در خانواده و يا در كارخانه مي توان كارهاي خوب را تشويق و به اطلاع ديگران رساند و هميشه به يادداشت كه حتماً راه درست تري براي انجام كارهاي مشكل وجود دارد و كمك گرفتن از اصول گفته شده به شما كمك خواهد كرد. مطمئن باشيد كه تشويق درست راه حل هاي مشكلات آينده خواهند بود.