چهارم ، شماره 1085 اكتبر 1996 ، سال مهر 1375 ، 3 پنجشنبه 12
|
|
نگرانيهاي و چشم‌اندازها اداري اتوماسيون
معاصر انسان
اداري اتوماسيون براي انساني نيروي برنامه‌ريزي
.است همشهري روزنامه به متعلق و محفوظ حقوق تمام
جهت‌به‌عهده كارمندان براي مناسب كه‌آموزش دارند قبول مديران بيشتر
اندكي مي‌دهدتعداد نشان تحقيقات اما اهميت‌دارد جديد وظايف گرفتن
داشته‌اند دريافت آموزش‌كافي كاربران از
تحول فرآيند پيرامون يك‌پژوهش از است گزارشي حاضر مقاله:اشاره
پژوهش ، هدف.بزرگ آموزشي گروه يك در اداري سيستم كردن نمايشي
همچنين و انساني نيروي متخصصان و كامپيوتر با آشنا نا توجيه‌مديران
كار محل اتوماسيون فرآيند مديريت به‌هنگام كه است توصيه‌هايي ارائه
.شود منظور بايد
براي تصميم‌گيري فرايند مديران‌در كه دارد تاكيد مقاله اين
مثل‌دلواپسي مسايلي رساندن به‌حداقل منظور به و اداره اتوماسيون
با ابزار ، از موثر استفاده و شغلي كاربر ، طراحي آموزش بر ، كار
.نمايند همفكري و مشورت بايد كاربران
فضاي‌كاري و است رشد حال در كشورهاي‌پيشرفته ادارات در اتوماسيون
فقط كه اشاره‌كرد بايد اماميدهد راتغيير دفتري و مديريتي پرسنل
.دارند كافي تجربه تحول نوع اين اداره در ازمديران اندكي تعداد
اين در مشاوره منظور به شماري ، انگشت انساني نيروي متخصصين همچنين
مي‌تواند اداري اتوماسيون با مواجه در مدير يك.دارند آمادگي زمينه‌ها
اما.كند پيدا افزار نرم و افزار سخت انتخاب مورد در زيادي اطلاعات
فرايند به مربوط انساني وعوامل فاكتورها درباره اندكي تحقيقات
.است شده انجام انتقال
دفتري كاركنان با (ژرفانگر) مناسب مصاحبه‌هاي وسيله به محققين
مشاهده با و تجربياتي‌اندوخته‌اند اتوماسيون درفرايند كه مديراني
كاربران و انساني نيروي متخصصين دانشگاه ، مديران بين در نگراني
اين مديريت چگونگي و اتوماسيون تاثير بررسي و شده ماشيني وسايل
دانشگاه در كه تحقيقات اين هدف.است كرده جمع‌آوري اطلاعاتي تغييرات ،
در و داشته جريان (West cast public University) غربي ساحل عمومي
نيروي متخصصين و مديران به علمي توصيه‌هاي ارائه.شد كامل سال 1983
اتوماسيون ، فرايند طي در انساني نيروي اداره چگونگي مورد در انساني
رساندن حداكثر به براي و دلواپسي‌ها و تنش‌ها رساندن حداقل به براي
شده ماشيني اداري ابزار از استفاده در كاربران بالقوه اثربخشي
.مي‌باشد
با (in-depth interviews)عمقي مصاحبه‌هاي:تحقيق يافته‌هاي
:است شده متمركز زير موضوعات پيرامون دفتري ، كاربران و مديران
اتوماسيون ، پيرامون‌تحولات تصميم‌گيري در كاربر دخالت -1
وتحليل‌گران ، برنامه‌ريزان با كاربران تعامل -2
كاربران ، آموزش -3
ارتباطي ، الگوهاي در تحول ايجاد -4
كاربر ، شغل در تغييرات ايجاد -5
كاربر ، شغلي رضايت -6
.آن وادراك اتوماسيون براي مديريتي آمادگي -7
قرار خوب واخبار طبقه‌اخباربد دو در مي‌تواند تحقيق يافته‌هاي
بالايي‌از ميزان مطالعات ، از خيلي كه بود بداين اخبار.گيرد
گزارش اتوماسيون ، انجام از پيش را مديران و كاربران نگرانيهاي
در اتوماسيون پيامدهاي درباره زيادي ترسناك داستان‌هاي.داده‌اند
مي‌كردند تصور كاربران كه است شده گزارش و مي‌شود شنيده دفتري مشاغل
حذف يا و عادي ، اهميت ، كم مشاغلشان اتوماسيون ، گسترش با است ممكن كه
شغلي ، رضايت افزايش ازاتوماسيون ، بعد كه بود اين خوب خبرگردد
دهنده توسعه اتوماسيون نگريستن‌به و شغلي مسئوليتهاي درك وافزايش
مطالعات ازاين مثالهايي ذيلا.است شده گزارش شغلي‌آنها ، امكانات
.مي‌شود ارائه است اتوماسيون مثبت تجربيات از حاكي كه
بگيريم ، كامپيوتر تعدادي نظرداريم ، در شدم مطلع كه هنگامي من
كارم و نشست ترمينال‌خواهم يك در كه بود اين تصورم.ناراحت‌شدم
يا و شوم اشتباه‌مرتكب يك اگر و.بود خواهد كشيك‌بي‌وقفه و نگهباني
من.(مي‌خنديد او).داد خواهم دست از را كارم شود ، خراب كامپيوتر
بعضي بستر ، در و خوابيدن موقع در اما نداشتم ، كابوس كامپيوتر درباره
واقعا اما بود سخت كامپيوتر.مي‌كردم فكر كامپيوتر مورد در اوقات
كامپيوتر دنبال به كه كسي هر به من اگر الان.است كرده راحت را كارم
!نيست بد مجموع در كامپيوتر كه مي‌گويم بگويم ، چيزي بخواهم است
كارم بر بيشتري كنترل احساس.است برانگيزتر تلاش و راحت‌تر كارم
نفس به احساس‌اعتماد و مي‌دهم انجام را كمتري كارمعموليميكنم
.دارم بيشتري
كردن فاكتور در را روز ساعت‌از هشت نيست ، كننده كسل كارم حالا
.مي‌دهم كمتري‌انجام زمان در را آنها حالا و مي‌گذراندم(كردن سياهه)
.دهم انجام را كارهاي‌خلاق‌تري مي‌توانم بنابراين
كمتري تنشميكند كار راحت‌تر و بيشتر حاضرخيلي حال در ما اداره
كمتري اشتباهات با و سريعتر را كارمان مي‌توانيم ما زيرا دارد وجود
من.دارم بهتري احساس من و دارند كمتري شكايت مردم.دهيم انجام
.مي‌كنم افتخار مي‌دهم ، انجام كه خدماتي به اكنون
اداره كردن ماشيني فرايند اجراي و طراحي فرايند در نيز بد خبرهاي
بسياري اداره ، اتوماسيون براي تلاش جريان در مي‌رسد نظر به.دارد وجود
ياد تغيير كردن اداره با رابطه در كه را آنچه بيشتر مديران از
يك عنوان به را اداره اتوماسيون اينكه يا مي‌كنند فراموش گرفته‌اند ،
.نمي‌شناسند تغيير فرايند
بيشتر را تصميمي مردم‌احتمالا ، كه است قراردادي منطق يك اين
داشته دخالت آن‌تصميم اتخاذ فرايند در كه مي‌كنند وحمايت مي‌پذيرند
باعث بيشتر ، مشاركت كه دارد وجود عمومي يك‌وفاق همچنين باشند ،
علت مورد در اندكي مطالعات تاكنون.مي‌شود گرانبهاتري اطلاعات انتقال
از بعضي به اينجا دردادهاند گزارش شده ماشيني ادارات كيفيت و
.مي‌شود اشاره آنها نظريات
و است گرفته ميكروكامپيوتر اويك كه گفت من به و آمد روز يك مدير
چرا ترسيدم ، منببريم كار به پرسنلي و دفتري امور در آنرا بايد ما
چه كه نمي‌دانستم ولي بودم خوانده چيزهايي كامپيوتر درباره من كه
من عقيده مدير ، نبايد كه مي‌زدم حدساست افتادن اتفاق حال در چيزي
را نظرم او اگر مي‌شدم خوشحال اما بپرسد ، كامپيوتر گرفتن درباره را
از مي‌توانم وچگونه مي‌كنم فكر چگونه كامپيوتر درباره من كه مي‌پرسيد
.باشم داشته را استفاده بهترين آن
چيز مهمترين بودم؟ يك‌اداره اتوماسيون مسئول اگر مي‌كردم چكار من
را كارش چگونه و مي‌خواهد چه او بپرسم اداره منشي از كه بود اين
كه كرد خواهم سعي كرد ، خواهد كمك او به كامپيوتر چگونه مي‌دهد ، انجام
دارد آن از انتظاري چه مي‌كند ، فكر چگونه كامپيوتر مورد در او بدانم
نرم‌افزار بسته‌هاي و وسايل از من همراه مي‌دادم اجازه او به سپس و
او به دارد نياز بيشتر اطلاعات براي كه آمارهايي من و نمايد ديدن
.مي‌دادم
در كه تحليل‌گراني و بين‌برنامه‌ريزان اندكي تعامل تحقيق ، يافته‌هاي
ذيلا داده‌اند ، راگزارش كرده‌بودند ، كار خود اداره مورداتوماسيون
:مي‌كنيم مرور را آنها نظرات از بعضي دوباره ،
كنند حل داريم ، كه را ومسائلي باشند ما پشتيبان بايد ريزان برنامه
مي‌گيرم ، ارتباطشان قرار كامپيوتر ترمينال پشت در كه‌من هنگامي و
صحيح است ممكن كاربر اصطلاح.حفظكنند كاربر عنوان به من با را
يك مثل مرا اين‌اصطلاح كه چرا.نمي‌كند بيان مرا هويت باشنداما
من‌درباره كه دريافتند برنامه‌ريزان سرانجام.مي‌دهد جلوه ماشين
به آنها آنوقتميفهمم را ومسائلي دارم آگاهي مي‌كنم صحبت كه آنچه
.كردند برخورد شخص يك مثل من با و كردند گوش من صحبتهاي
كاربران ارتباط چگونه پيرامون‌اينكه را نظرياتي همچنين پژوهش ، اين
:مي‌كند ارائه بخشيم بهبود را بابرنامه‌ريزان
كه آنچه از بيش خيلي واطلاعاتي معنوي شهرت و قدرت تمام با آنها
و نمي‌ديديم عادي مردم مثل را آنها ما.آمدند اينجا به مامي‌دانستيم
مي‌بايد آنها مي‌كنم فكر من.نمي‌ديدند معمولي مردم مثل را ما هم آنها
آنها مي‌توانستيم ما صورت آن در مي‌شدند ، ظاهر مردم بقيه مثل ابتدا در
آنها و باشيم داشته دوست را آنها كنيم ، اعتماد آنها به و بشناسيم را
نداشته ما به نسبت تحقيرآميز نگاه و باشند داشته دوست را ما هم
زبان) كامپيوتر زبان درباره كلاس يك ما اگر اين بر علاوه.باشند
ما اگر.مي‌كرد كمك خيلي متقابل درك براي مي‌داشتيم (برنامه‌ريز
بهتر آنها با مي‌توانستيم وقت آن كنيم ، صحبت آنها زبان به مي‌توانستيم
.هستيم هوش كم و خنگ ما كه نكنند فكر آنها و كنيم برقرار ارتباط
جهت‌به‌عهده كارمندان براي مناسب كه‌آموزش دارند قبول مديران بيشتر
از اندكي تعداد مي‌دهد نشان تحقيقات اما دارد اهميت جديد وظايف گرفتن
اظهار شده مصاحبه مديران.داشته‌اند دريافت كافي آموزش كاربران
منابع و مشكلاتي‌داشته‌اند آموزشي ، حمايتهاي دريافت جهت كه كرده‌اند
از كه اداراتي براي خصوصا مطلب اين.است نبوده دسترس در مناسبي
.دارد حقيقت مي‌كنند ، استفاده ميكروكامپيوترها
خوبي و آموزش‌كامل كه كردند موردمطالعه ، بيان نمونه از درصد 14
گفته‌اند درصد دريافت‌كرده‌اند210 كامپيوتري بكارگيري‌وسايل از قبل
به‌وسيله و (in-house ) اداره و منزل در خودآموزي طريق از كه
خودجوش به‌طريق درصد و 65 ديده‌اند آموزش ديگر كارمندان و سرپرستان
اينها كه كرده‌اند دريافت را لازم آموزشهاي (Seat of The pants)
آموزش ديگر مردم از كردن سوال و راهنما دفترچه از استفاده با خودشان
فقدان دليل به كارمندان اين مي‌رفت ، انتظار كه همانطوريميبينند
اينكه مورد در و دارند ، زيادي نگرانيهاي و منفي خيلي احساس آمادگي ،
.مي‌كنند پيشنهادهايي‌ارائه شود ، انجام مي‌بايد آموزش چگونه
:عبارتنداز پيشنهادات اين از بعضي
براي آرام محيطي به آنها.يادمي‌گيرند متفاوت روشهاي به مردم (1
من.مي‌كند بروز كنترل فقدان از ووحشت ترس دارند ، نياز يادگيري
يك نمي‌توانند اينكه دليل به گريه‌مي‌كنند كه ديده‌ام را كارمنداني
.نمايند رفع را اشتباه
نكند وكاري باشد مثبت كه معلمي ;نيازداريم خوب معلم يك به ما (2
.نمايند خنگي كم‌هوشي‌و احساس مردم كه
مردم.باشد بدور پيراموني ازفشارهاي امكان حد تا بايد آموزش (3
در نبايد عجله‌اي هيچ كنندو كار آنهاست ، توان حد در كه سرعتي در بايد
.باشد كار
اظهار زماني كمبودها و ازنارسايي‌ها را احساساتشان مديران از خيلي
كامل‌درك به‌طور فرايند يك به‌عنوان را اداره وظيفه كه مي‌كنند
آنها به‌عهده اما ندارند ، آن درباره هم قبلي تجربه هيچ نمي‌كنند ،
:شود ماشين ، تشريح خريدن مقايسه با مي‌تواند موضوع اين.مي‌شود گذاشته
يك از را شما وسيله ، اين كه اين‌است داريد ماشين از شما همه كه تصوري
شما.مي‌دهد انتقال راحت و سريع خيلي به‌طور ديگر ، مكان به مكان
انتقال يا و اتومكانيك انتقال يا و معناست چه به M.P.G كه نمي‌دانيد
رانندگي آموزش يادگيري مسئول را شما كه است درحالي اين.چيست دستي
.مي‌كنند ديگران به ماشين اين با
به اتوماسيون كه اين‌است مي‌شود تحقيق‌عايد اين از نتيجه‌اي‌كه:توصيه‌ها
فرايند چگونه اينكه بلكه باشد ، مشكل‌زا مديران براي نمي‌تواند تنهايي
اجرا ، كيفيت به بستگي.است مديران اصلي مشكل مي‌شود ، اداره اتوماسيون
دفتري كاربران فعاليت و كار كيفيت‌ادامه بر مي‌تواند اتوماسيون
است گردبادي حلقه يك شده ، ماشيني اداره يك ايجاد.باشد داشته تاثير
و كارمند:دربرمي‌گيرد قرينه‌اي مسائل با را جريانها از خيلي كه
در دانش‌كارمندان فقدان.مي‌ترسند ابهامات و تحول و تغيير از سرپرست
مديريت با رابطه در سرپرست تجربه فقدان كامپيوتري ، ابزار مورد
جابجايي ، از كارمندان نگراني ماشين ، از انسانها اتوماسيون ، تنفر
كارمندان براي اداره اتوماسيون اسطوره‌هاي و افسانه‌ها عمومي پذيرش
تفاوتهايي همراه به مستعد موقعيت يك اين منفي‌است ، پديده يك دفتري
.دارد نياز آگاهانه و مدلل رهبري و هدايت يك به كه است
:منبع
Journal ofUniversityPersonnal Association
دارد ذوقي‌بجستاني‌ادامه محمد:ترجمه
