تنوع و پيچيدگي فعاليتهاي مختلف علمي ، اقتصادي ، آموزشي و ... در قالب سازمان هاي مختلف و گستردگي ارتباطات درون و برون سازماني در نظام هاي مديريتي امروزي و همچنين شاخصها و عوامل فراوان مؤثر در رشد و توسعه سازمان ها موجب مي شود تا مديران سازمان ها بيش از هر زمان ديگري نيازمند باشند به سلاح ها و ابزارهاي اطلاعاتي و ارتباطي در عرصه رقابت هاي تجاري مجهز شوند. چالش جهاني ايجاد شده در عرصه مديريت كه با ظهور پديده فناوري اطلاعات و ارتباطات رنگ و جلوه اي ديگر گرفته است مهمترين و شايد اثر گذارترين دست يافته بشر در طول چند قرن اخير مي باشد ، تا جايي كه مهمترين كالاي تجاري قرن حاضر را «اطلاعات» معرفي كرده اند.
تأثير مستقيم و غيرمستقيم ICT در كليه ساختارها و سطوح زندگي عادي مردم و نفوذ و توسعه ابزارهاي اين پديده عصر جديد در پيچيده ترين فعاليتها ، مؤثرترين عامل در راه توسعه تكنولوژيك و به تَبع آن اطلاعاتي بشر بوده است. ظرفيتهاي بالقوه ICT مديران پيشرو را مجاب مي كند تا با نگرشي عميق بر ابزارهاي اين پديده جهانشمول قابليتهاي بالفعل سازمان خود را به منصه ظهور بگذارند. با اين ديدگاه سعي مي شود تا با نگاهي گسترده زمينه هاي بستر سازي ICT و كاركردهاي آن در تحولات درون سازماني و ارتباطات برون سازماني مورد بررسي و تحليل قرار گيرد.
همانطور كه مي دانيم فناوري ارتباطات و اطلاعات به مجموع مكانيزمهاي تلفيق كننده و هدايت كننده اي كه زمينه هاي كاربردي شدن ، بهنگام شدن و گسترش يافتن اطلاعات و داده هاي خام را با استفاده از ابزارهاي ريزپردازنده (تراشه هاي رايانه اي) انجام مي دهند اطلاق مي شود. ارتباط اغلب مديران با ICT به دو نوع سيستم محدود مي شود:
الف) سيستم هايي كه اطلاعات را ذخيره و پردازش مي كنند.
ب) سيستم هايي كه ارتباط بين افراد و مشاغل را با سرعت و بسيار كارآمد برقرار مي كنند.
در واقع پديدهICT دو سيستم مديريت اطلاعات و مهندسي اطلاعات را براي مديران به ارمغان مي آورد.
مديران پيشرو هميشه به دنبال فناوري هايي هستند كه جريان كار را تسريع و تسهيل مي كند در واقع مديران براي ايجاد ارتباطات مؤثر مابين سطوح طولي و عرضي سازمان همچنين ساده كردن جريان امور براي جمع آوري و راهبرد مناسب اطلاعات مرتبط با حوزه فعاليت سازمان خود ناگزير از شناخت ظرفيتهاي موجود سازمان خود و نياز سنجي ظرفيتهاي تكميلي هستند. استفاده از قدرت اثر ICT در هدايت سازمان براي پيشتازي در مقابل رقبا امري ضروري و اساسي است. فناوري هاي ارتباطي و اطلاعاتي بسياري از عمليات مربوط به سازمان مانند سيستم ها و جريان اتوماسيون را به انجام مي رسانند.
بدون شك بايد گفت كه ICT موجب تقويت توانايي ها و خلاقيت هاي مديران پيشرو مي شود. با اين نگرش يك مدير و كارمندان او وقتي ابزارهاي ارتباطي و اطلاعاتي را به ساختار سازمان خود تزريق شدند مي توانند به جاي سخت كار كردن سريعتر و با دقت تر از قبل كار كنند ضمن اينكه مدير مي تواند نظارت و مديريت غير متمركز را تجربه كند . با توجه به اينكه هدف غايي هر رابطه كاري دستيابي به سود تجاري مي باشد مي توان گفت كه ارتباط كمي و كيفي با مشتريان با استفاده از اين ابزارها گسترش مي يابد و هزينه هاي جاري و حتي سرمايه اي و امكان سنجي نيز كاهش مي يابد.
يكي از مهمترين شاخصه هاي شناخت درست ICT توسط مديران استفاده يا ايجاد سيستم هاي كارآمد در ساختار سازمان مي باشد با توجه به اينكه هر يك از ابزارهايICT منطبق بر سيستم هاي مديريتي باشند مي توانند در بهبود و يا ايجاد نقص در شيوه مديريت و ارتباط با مخاطبان سازمان مؤثر باشند. بنابراين بجاست كه در گزينش سيستم هاي مذكور:
الف) عملكرد سيستم براي مخاطبان سازمان روشن باشد
ب) استفاده كاربران تسريع و تسهيل شود
ج) از انعطاف پذيري بالايي در قبال تحولات تكنولوژيك و يا ساختاري برخوردار باشد.
با اين توضيح مي توان گفت به واقع مديري موفق خواهد بود كه فناوري هاي ارتباطي و اطلاعاتي را منطبق بر نيازهاي سازمان خود طراحي و يا انتخاب كند. در اين صورت در هنگام ارائه خدمات سازمان خود به مخاطبان و مشتريان قادر خواهد بود نيازها ي مشتريان را نيز در تدارك سيستم ها لحاظ كند. به طور مثال استفاده از دستگاه هاي خودپرداز بانكي اين نياز را مي طلبد كه آموزش و فرهنگ سازي لازم براي اشاعه اطلاعات در مورد استفاده از كارتهاي اعتباري گسترش يابد. در استفاده از ابزارهاي فناوري ارتباطات و اطلاعات به مديران توصيه مي شود در تعيين ابزارها انتخابگر باشند و با مطالعه اي فراگير در باره همه ابزارهاي موجود اين فناوري آن دسته اي را مورد گزينش و استفاده قرار دهند كه سبب ايجاد تسهيلات بيشتري در امور اجرايي مي شود. صرفه جويي در زمان را به همراه دارد و موجب كاهش هزينه ها و يا افزايش درآمدها مي شود. براي معرفي نمونه اي از اين سيستم ها مي توان به سيستم هاي تجارت الكترونيك(براي خريد و فروش هاي اينترنتي) و شبكه هاي محلي و يا سايتهاي اختصاصي داخلي(اينترانت و LAN ) اشاره كرد.
بنابراين براي مديريت اطلاعات درون سازماني در ابتدا بايد حوزه هاي اصلي كار را تعيين كرد و به نياز سنجي هر يك از اجزاي سازمان پرداخت تا بهترين تكنولوژي موجود بر اساس نيازها و ظرفيتها تأمين شود. شبكه ها به عنوان شاهرگهاي تجارت نوين و ابزار اساسي استفاده اشتراكي از اطلاعات و برقراري ارتباطات درون و برون سازماني اند. انتخاب سيستم هاي شبكه اي نيز با توجه به تعداد كاربران و امكان دسترسي سريع آنها به بانكهاي اطلاعاتي صورت مي گيرد. تصميمات و كارهايي كه بايستي در انتخاب و راه اندازي شبكه هاي درون سازماني توسط مدير انجام شود در مورد تعداد كاربراني است كه بايد با شبكه مرتبط باشند كه در اين صورت سطح گسترش شبكه بر حسب تعداد كاربران تغيير مي كند.
در بُعد نرم افزاري يك مدير بايد از برنامه هاي نرم افزاري مختلف اطلاعات كافي داشته باشد و بتواند برخي از آنها را در اجراي كارهاي خود مورد استفاده قرار دهد. اين قابليت مدير را در انتخاب برنامه هاي نرم افزاري مورد نياز سازمان بسيار كمك خواهد كرد. انتخاب سيستم عامل هايي چون خانواده ويندوز ، لينوكس ، مكينتاش و ... همچنين انتخاب نرم افزارهاي كاربردي مورد نياز براي بخش هاي حسابداري ، اداري ، دبيرخانه ، طراحي و ... امري است كه با دانش و تجربه توأم مي تواند تأثير مثبت خود را بجا بگذارد.
نوع نرم افزارهايي كه يك مدير در فعاليت هاي سازمان خود استفاده مي كند بستگي به ماهيت سازمان دارد اما امروزه اغلب مديران رويكرد مثبتي به نرم افزارهاي اداري توليد شده توسط شركت مايكروسافت دارند. در اين بين بسته نرم افزاري
MS-OFFICE با امكانات گسترده اي چون واژه پرداز رايانه ايWORD استفاده از صفحات گسترده براي محاسبات با EXCEL و استفاده از پايگاههاي ذخيره سازي اطلاعات باACCESS مديريت پروژه هاي سازماني با MS-POROJECT در اختيار كاربران خود قرار مي دهد جايگاه مناسب خود را در امور اجرايي اكثر سازمانها پيدا كرده است. نرم افزار IE و سرويس پست الكترونيكي رايگان HOTMAIL از ديگر نمونه هاي قابل ذكر هستند كه مديران مي توانند از آنها در امور سازمان خود استفاده كنند. ولي در كل آنچه اهميت دارد اين است كه مديران بايد از نرم افزارهايي كه توسط سازمان هاي مختلفي مورد استفاده قرار گرفته و امتحان شده بهره بگيرند.
پست الكترونيك به عنوان يك ابزار ارزان ، سريع و كارآمد براي ارسال پيامهاي مديريت در قالب الكترونيكي به بخش هاي گوناگون سازمان و يا نقاط گوناگون سراسر جهان است.
با استفاده از برنامه پست الكترونيك مي توانيد پيام هاي مورد نظر خود را تهيه ، ارسال ، دريافت ، ذخيره سازي و مديريت كنيد. بهترين شيوه براي راه اندازي و اجراي پست الكترونيك در هر سازماني استفاده از يك رايانه مركزي براي مديريت نامه هاي الكترونيكي داخلي و كنترل دائمي ارتباط دائمي يا تلفني با اينترنت است. بسياري از سازمان ها بدون توجه به مشكلات ارتباطات الكترونيكي و بدون ارائه آموزش هاي لازم به كاركنان اقدام به نصب و راه اندازي پست الكترونيك مي كنند. مديران سازمان ها بايد توجه داشته باشند كه در دنياي ارتباطات الكترونيكي همان قوانيني حكمفرماست كه در انتشار قراردادها و ادعانامه هاي مكتوب حاكم است بنابراين يك اشتباه مي تواند خسارتهاي فراواني به بار آورد. در بُعد سخت افزاري مديريت سازمان مي تواند مهمترين و مؤثرترين نقش را در توسعه توانمنديهاي سازمان را در بستر ICT فراهم كند. مدير سازمان بايستي با توجه به نيازها و بدون در نظر گرفتن تجملات بهترين و كارآمدترين ابزارهاي سخت افزاري مورد نياز در سازمان را مورد گزينش قرار دهد ، در انتخاب ابزارهاي سخت افزاري مدير سازمان به علاوه نيازسنجي حال حاضر بايد در برابر هزينه اي كه متحمل مي شود نيازهاي آتي را نيز مد نظر قرار دهد. يكي از بهترين راهها در انتخاب ابزار مشاوره با كاربران سازمان مي باشد. بسته به اينكه چه كساني در چه زماني و چه مكاني و براي چه كاري از اين ابزارها استفاده مي كنند نوع ، كميت و كيفيت ابزارها قابل تغيير خواهد بود.
به طور معمول سخت افزارهاي كامپيوتري پس از يك سال از گارانتي توليد كننده خارج مي شوند و از آن پس تضمين سلامت كار دستگاه با خود مشتري خواهد بود و به همين دليل در هنگام تجهيز سازمان به رايانه و كلاً هر يك از ابزارهاي فناوري ارتباطات و اطلاعات خريد از شركتهاي معتبر الزامي است.
در ادامه لازم است تا مدير پس از خريد و راه اندازي هر يك از اين ابزارها در سازمان شناسنامه سخت افزارهاي موجود را تهيه كند تا در موقع لزوم نسبت به انجام سرويس هاي لازم اقدام شود. يكي از روشهاي توصيه شده در تعيين نوع سخت افزارهاي سازماني نيازسنجي نرم افزاري سازمان و سپس تعيين، تأمين و تركيب سخت افزار با بسته هاي نرم افزاري انتخاب شده براي هر يك از اجزاي سازمان مي باشد.
به عنوان مثال مدير بايد تشخيص بدهد در بخش گرافيك سازمان با توجه به نوع نرم افزارهاي موجود به چه تركيبي از سخت افزارها نيازمند است. مطمئناً اين نوع نگاه در انتخاب سخت افزار در حذف هزينه هاي زائد نقش مؤثري دارد. نمونه هايي از سخت افزارهاي متنوع را به عنوان مثال ذكر مي كنيم. تصميم گيري در مورد اينكه در هر يك از بخش هاي سازمان شما از چه مانيتوري(۱۵۱۷۲۱،، اينچ) استفاده شود و يا مانيتور معمولي باشد يا LCD از عوامل به ظاهر ساده ولي مهم هستند كه مي توانند ضمن افزايش راندمان كاري سازمان در كاهش و حذف هزينه هاي غير ضروري مؤثر باشد.
با تمام اين تفاسير بايد گفت كه بستر سازي مطلوب براي توسعه ICT در ساختار سازماني نيازمند شناخت كافي و نگرش مثبت مديران به ضرورتهاي حضور اين پديده در روند فعاليتهاي سازمان است. با وجود اين شناخت يك مدير در ابتداي پروسه بستر سازي فناوري اطلاعات و ارتباطات در سازمان خود بايد آيين نامه ها و قوانين درون سازماني را تهيه ، آزمايش و ابلاغ نمايد. اين آيين نامه هاي اجرايي ICT در سازمان مي بايد با استانداردهاي تعيين شده از جانب مراجع ذيصلاح و نيازهاي سازماني هماهنگ و همساز باشند. با توجه به اهميت نقش ICT در توسعه و گسترش فرآيندهاي سازماني هر مدير پيشرو و آينده نگر ناگزير از انجام زمينه سازي هاي لازم و انجام مشاوره هاي علمي و فني با صاحبان دانش ICT است. براي باقي ماندن مديران در عرصه رقابت هاي اقتصادي و حتي ربودن گوي سبقت از ديگران بايد ابزارها و لوازم مختلف اطلاعاتي و ارتباطي با ديدي روشن و گاهي كامل از نيازهاي سازمان تأمين و راه اندازي شوند.
سايت خبري ITiran (فرنود حسني)
