آشنايي با شيوه جمع آوري و تحليل اطلاعات و حل مسائل از طريق توفان مغزي يا بارش افكار
مهندس صدر الله البرزي
توفان مغزي يا بارش افكار، فرايند توليد نظريات جديد در شرايط آزاد است. توفان مغزي از تكنيك هاي مورد استفاده در كنفرانس و جلسه هاست كه افراد فرصت پيدا مي كنند ايده ها و نظريات خودشان را به راحتي مطرح كنند.
توفان مغزي اصطلاحي است كه هنگامي كه، افراد براي هدف خاصي دور هم جمع مي شوند، استفاده مي شود. اين واژه به زباني ساده به معناي تشويق ابتكار است. قدر مسلم، جهت به حركت درآوردن قوه خلاقيت به كارگيري چند فكر به مراتب مؤثرتر از يك فكر است. لذا افراد يك گروه در يك نشست به بحث و تفحص پرداخته و افكار خويش را بازگو كرده و پيرامون آن به گفت وگو مي نشينند. اين امر تا زماني كه تمامي افكار بيان شود ادامه داشته و قبول و يا رد پيشنهادها بعد از ارايه دليل هاي كافي با راي گيري نهايي انجام مي پذيرد.
عموماً بعد از هر نشست «توفان مغزي» ، يك دوره تفكر آغاز مي شود و افراد در پي يافتن جواب شش سؤال «چه چيز، چرا، كجا، چگونه، چه زمان و چه كسي» برمي آيند. توفان انديشه ها يا به بيان ديگر توفان فكري، يكي از روش هاي مؤثر حل مساله در گروه است.
اين روش، افراد را قادر مي سازد كه موانع ذهني را برطرف و در فاصله زماني كوتاه نظريات بي شماري ارايه كنند، نرم افزار تخصصي Brainstorming Toolbox استفاده از تكنيك توفان مغزي را تسهيل مي نمايد.
موارد استفاده توفان مغزي يا بارش افكار
- قصد تعيين علل يا راه حل هاي احتمالي مسأله اي را داشته باشيم.
- تصميم داشته باشيم گام هاي اجرايي يك طرح را تعيين كنيم.
- تصميم به انتخاب مسأله اي گرفته ايم كه بايد در مورد آن، اقدامي عملي صورت پذيرد. (در شرايطي كه بايد طي يك مدت كوتاه، بيشتر نظريات جمع آوري شود، از اين روش مي توان استفاده كرد).
- قصد دريافت تمام عقايد را داشته باشيم.
* چگونه جلسه توفان مغزي را طراحي، برنامه ريزي و اداره كنيم؟
براي طراحي، برنامه ريزي و اداره موفق جلسه توفان انديشه ها، رعايت اين موارد ضروري است:
- جلسه توفان مغزي با انتخاب يك موضوع مشخص شروع مي شود.
- براي اطمينان از شركت تمام افراد، رهبر گروه از همه اعضا به نوبت نظرخواهي مي كند.
- به كسي اجازه خرده گيري و سرزنش كردن داده نمي شود.
- چنانچه نظريات افراد به پايان رسيد، سؤالاتي مانند چه كسي، چه، چه وقت، كجا، چرا و چگونه براي به جريان افتادن دوباره گفت وگو مطرح مي شود.
- نظرات بايد به دقت روي يك نمودار جريان يا تخته نوشته يا يادداشت شود تا همه به آن توجه داشته باشند.
- اعضا بايد نظريات مختلف را جدا كرده، چند نظر كليدي را انتخاب كنند و به تفصيل مورد گفت وگو قرار دهند و آنها را به ترتيب اهميت، يادداشت كنند. موارد يادداشت شده براي استفاده در جلسات آينده نگهداري شود.
- سپس اعضاء يك يا دو نظر را براي بررسي عميق انتخاب مي كنند.
- توفان مغزي ممكن است مقدم يا به دنبال و يا همزمان با استفاده از ساير ابزارها و تكنيك هاي بهبود مورد استفاده قرار گيرد.
* در مراحل اوليه توفان مغزي، رهبر بايد مسائل زير را پيش بيني كند:
- عضوي كه نظريات را روي تخته يا كاغذ مي نويسد، به قدري آهسته اين كار را انجام دهد كه برخي از اظهار نظرهاي مهم را از قلم بيندازد؛ براي جلوگيري از اين كار، رئيس جلسه بايد نظارت جدي بنمايد.
- برخي از اعضاء نمي توانند در مقابل جمع صحبت كنند (در گروه هاي بيش از ۷ نفر).
- اعضاء مي خواهند در همان لحظه اي كه نظريات اظهار مي شود در مورد آن گفت وگو كنند، به جاي اين كه بگذارند در موقع مناسب اين كار صورت گيرد.
- معطوف شدن نظريات روي اشخاص به جاي فرايندها.
- انتقاد كردن در حين بيان نظريات.
- اعضاء در مورد چند نظر با هم گفت وگو كنند، به جاي اين كه در مورد نظريات به طور مجزا صحبت كنند.
- پيشنهادهاي ارايه شده به جاي اين كه در زمينه موضوع اصلي باشد، به موارد جزئي مربوط مي شود.
- قبل از اين كه مسأله به طور كامل درك شود، اعضاء ناگهان به نتايجي مي رسند و گمان مي كنند به راه حل هايي دست يافته اند.
- عضوي ممكن است تمايل داشته باشد كه بر اعضاء ديگر مسلط گردد.
- رهبر قادر به حفظ نظم نيست به طوري كه اعضاء نمي توانند به نوبت صحبت كنند.
رهبر جلسه بايد براي غلبه بر اين مشكلات آموزش ببيند.
* چگونه نظريات را در معرض تكوين قرار دهيم؟
جلسه توفان مغزي يك نشست كوتاه مدت است كه هدف آن صرفاً جمع آوري نظريات متعدد است. پس از اتمام جلسه با توجه به ضرورت و سرعت برخورد با مسأله، نظريات ثبت شده به مدت معيني (چند ساعت تا چند روز) در معرض ديد مجدد افراد گروه قرار داده مي شوند. اين عمل با نصب نظريات مذكور در محل كار يا محل قرارداد آنها انجام پذير است. افراد گروه مي توانند نظريات ديگري را كه در فكر آنها پديد مي آيد، در فاصله زماني تعيين شده در زير نظريات ثبت شده بنويسند.
* بررسي نظريات ارايه شده در جلسه توفان مغزي چگونه انجام مي شود؟
بررسي و تحليل نظريات مذكور در جلسه ديگري صورت مي گيرد. به اين منظور رهبر گروه افراد را به جلسه ديگري دعوت و در آنجا نظريات نقد و بررسي مي شوند و كاراترين آنها براي رفع مشكل انتخاب خواهد شد.
فاصله بين دو جلسه بستگي به اهميت موضوع و سرعت برخورد با آن دارد و مي تواند از چند ساعت تا چند روز متفاوت باشد.
جمع بندي
توفان مغزي فرايندي براي توليد نظريات، پيشنهادها و ايده هاي جديد در شرايط آزاد است. افراد بدون هيچ مانعي مجاز هستند ايده ها و راه حل هاي خود را آزادانه مطرح كنند. تمام نظرات و پيشنهادها مورد توجه قرار مي گيرد و هيچكس مجاز به انتقاد نمودن نيست. در پايان جلسه، بررسي نظريات و جمع بندي صورت مي گيرد و بهترين پيشنهاد و راه حل انتخاب مي شود. علاقه مندان به مبحث توفان مغزي به سايت www.Brainstprming.co.uk مراجعه كنند.