در اسقبال از 22 مهر روز جهاني استاندارد
استاندارد زندگي
علي جلالي
|
|
|
|
هنگام خريد كالاي مورد نياز خود بويژه مواد غذايي، بهداشتي و ... سعي مي كنيم به علامت استاندارد آن توجه داشته باشيم و كالاي استاندارد خريداري نماييم. چند سالي است كه كالاها بيشتر از حالت طبيعي خارج شده و حالت مصنوعي به خود گرفته است. از اين رو توجه به استانداردها به منظور اطمينان از سلامت و كيفيت آنها از اهميت بيشتري برخوردار است.
تمام اين استاندارد ها در جهت رفاه بشر تدوين يافته اند. اما سؤال در اينجاست كه چرا با پيشرفت روز افزون بشري و امكانات پيشرفته مانند اتومبيل، وسايل برقي و الكترونيكي و... به نظر مي رسد بسياري از افراد چندان از وضعيت پيشرفته و به عبارتي ديگر پيچيده راضي نيستند؟ يكي از عوامل مؤثر بر زندگي رضايت بخش، نحوه مديريت آن است. اين مقاله نظام مديريت كيفيت در خانواده را مورد بررسي قرار مي دهد.
واقعيت آن است كه امكانات و منابعي كه در زمان قديم در اختيار انسان قرار داشت ساده و محدود بود. به اين دليل مديريت بر آن منابع نيز كار چندان دشواري نبود ولي امروزه كثرت منابع و امكانات با وجود سهولت بخشيدن به زندگي موجب دردسر و نارضايتي انسان مي باشد. تاكنون بيشتر علماي مذهبي، پزشكان و روانشناسان راهكارهايي را براي زندگي بهتر ارائه مي دادند، اما شايد كمتر كسي به نقش نظام مديريت كيفيت در زندگي توجه كرده است كه اينك به آن خواهيم پرداخت.
استانداردهاي مديريتي
قبل از جنگ جهاني دوم كليه واحدهاي توليدي و خدماتي سعي داشتند محصولات با كيفيت بالا به دست مشتري برسد. اما پس از آن به علت افزايش توليد، تنوع محصولات و رقابت زياد، نياز به استفاده از نظام تضمين كيفيت احساس گرديد كه علاوه بر كنترل محصول بر فرآيندهاي توليدي آن هم نظارت گردد. اين موضوع باعث كاهش ضايعات و اتلاف انرژي و منابع و در نتيجه موجب كاهش هزينه ها گرديد.
در همين راستا به منظور جلب رضايت مشتريان براي هر كالايي استانداردي ويژه آن محصول تدوين گرديد به طوري كه كليه توليد كنندگان موظف به رعايت الزامات آن استاندارد گرديدند. اما اين استانداردها ويژه محصول بودند و به نحوه مديريت آن توجهي نداشت تا اين كه در سال 1994 سازمان بين المللي استاندارد ISO ، استاندارد ISO 9001 را تدوين نمود كه كليه سازمان ها اعم از كارخانجات توليدي يا مراكز خدماتي مانند خودروسازان، توليد كنندگان مواد غذايي، بيمارستان ها، مدارس، سوپر ماركت ها و حتي نانوايي و بقالي هم بتوانند اين استاندارد را در سازمان خود پياده سازي و اجرا سپس گواهينامه بين المللي دريافت نمايند. به اين مؤسسات، شركت ها، مراكز و ... كه خواهان پياده سازي اين استاندارد هستند سازمان اطلاق مي شود.
سؤالي كه در اينجا پيش مي آيد آن است كه آيا خانواده هم مي تواند گواهينامه ايزو دريافت نمايد و به عنوان يك سازمان هر چند سازماني كوچك محسوب گردد؟ آيا بسياري افرادي كه در محل كار خود اين استاندارد را پياده سازي و اجرا نموده اند در خانواده خود و حتي در جامعه اجرا مي نمايند؟
آيا رعايت استاندارد در محل كار مهمتر است يا خانواده و سؤال آخر چگونه مي توان استاندارد مديريت كيفيت را در خانواده پياده سازي نمود؟
ISO 9001 چه مي گويد
اين استاندارد كه در سال 1994 تدوين گرديد در سال 2000، مورد ويرايش قرار گرفت و اكنون در ايران حدود 4000 شركت توليدي و خدماتي موفق به اخذ گواهينامه آن گرديده اند. اين تعداد در كشورهاي اروپايي به مراتب بيشتر است به طوري كه بسياري از سازمان هاي كوچك را نيز فرا گرفته است حتي به عنوان مثال در ايتاليا خانواده اي موفق به اخذ گواهينامه ISO 9001:2000 گرديده است!
اين استاندارد مشتمل بر 5 بند اصلي زير است:
۱ - نظام مديريت كيفيت
۲ - مسئوليت مديريت
۳ -مديريت منابع
۴ - تحقق محصول / خدمات
۵ - اندازه گيري، تجزيه و تحليل و بهبود
هر سازماني كه بخواهد اين استاندارد را پياده سازي نمايد ملزم به رعايت الزامات فوق است. بندهاي استاندارد به گونه اي است كه بيشتر بر مستندات و سوابق تأكيد دارد و اساس آن رضايت مشتري است. اكنون فرض نماييد خانواده شما سازماني است كه تصميم به پياده سازي استاندارد نظام مديريت كيفيت دارد. در اينجا به تشريح برخي فعاليت هاي اساسي كه بايد در خانواده بدين منظور صورت گيرد مي پردازيم.
تعيين مدير ارشد و مشتري
مشتري كيست؟ مشتري كسي است كه از شما محصول يا خدماتي را تهيه مي نمايد.
در خانواده همه افراد خانواده، مهمانان و در جامعه همسايگان، همكاران و مردمي كه با آنان سروكار داريم، همگي مشتري ما هستند. هر مشتري انتظاراتي از ما دارد و بايد تلاش خود را در جهت برآورده نمودن اين انتظارات به منظور افزايش رضايت مشتري معطوف نماييم. ضرب المثلي چيني در اين باره مي گويد: مشتري پادشاه است.
هر كس در خانواده مسئوليت هايي برعهده دارد. اين مسئوليت ها و اختيارات بايد تعيين و مكتوب گردد كه مي تواند شامل خريدهاي خانه، تربيت فرزندان و ... باشد. بسياري از مشكلاتي كه بوجود مي آيد ناشي از عدم شفاف سازي اين مسئوليت ها و اختيارات است كه باعث ايجاد اختلاف بين اعضاي خانواده مي گردد.
مدير ارشد در سازمان بايد تعيين گردد، كه مي تواند پدر يا مادر باشد.
وي بايد خط مشي و اهداف كيفي خانواده را تعيين نمايد. بدين معني كه اهدافي را در جهت دستيابي به رضايت مشتري يا اعضاي خانواده به صورت كوتاه مدت 1 ساله و بلند مدت 3-5 ساله تعيين مي نمايد.
اين اهداف بايد قابل اندازه گيري باشد. ميزان رضايت از خانواده، ميزان موفقيت تحصيل فرزندان يا ميزان موقعيت شغلي و درآمد خانواده مي تواند جزء اهداف كيفي محسوب گردد. براي دستيابي به اين اهداف بايد برنامه اي تهيه گردد و ميزان دستيابي به آنها مورد پايش يا نظارت قرار گيرد. در اين برنامه بايد مسئوليت هاي فرد، فعاليت هايي كه بايد انجام شود و امكاناتي كه مورد نياز است مشخص گردد. اگر بعد از مدتي براساس برنامه پيشرفت حاصل نشد، مي توان اهداف كيفي تعيين شده و برنامه اي را مورد بازنگري قرار داد. تمام خانواده هاي موفق براي خود اهدافي را تعيين مي نمايند و در جهت دستيابي به آن تلاش مي كنند.
اگر فرض شود كه تمام اعضاي خانواده مشتري هم هستند، در جهت دستيابي به رضايت مشتري ابتدا بايد به انتظارات و نيازمندي هاي مشتري تعيين گردد. اين انتظارات را مي توان به 2 گروه تقسيم بندي نمود:
۱ - نيازمندي هاي تلويحي: منظور مواردي هستند كه توسط مشتري بيان نمي شود ولي انجام آنها بديهي است. مانند احترام متقابل، رعايت حال بيماران و ... نيازهاي تلويحي را مي توان به عبارتي ديگر در سخن پيامبر اكرم (ص) كه مي فرمايد: عادل ترين مردم كسي است كه آنچه را بر خود نمي پسندد براي ديگران نيز نمي پسندد، جست وجو نمود.
۲ - نيازمندي هاي تصريحي: از اعضاي خانواده بپرسيد كه هر كدام چه انتظاراتي از شما دارند و دوست دارند چگونه با آنها رفتار شود و چه امكاناتي در اختيار آنها قرار گيرد. سپس انتظارات آنها را مورد بررسي قرار داده و مواردي كه مي توانيد انجام دهيد و انتظاراتي را كه قادر به انجام آنها نيستند را با ذكر دليل اعلام نماييد.
تأمين منابع مورد نياز
هر فعاليتي نياز به منابع خاصي دارد. منابع بر دو دسته اند:
۱ - منابع انساني
۲ - زير ساخت و امكانات
در خانواده علاوه بر آن كه همه اعضاي خانواده مي توانند مشتري همديگر باشند، جزء منابع انساني هم تلقي مي گردند. افرادي كه در خانواده مسئوليت و فعاليتي به آنان واگذار مي شود بايد داراي صلاحيت باشند. صلاحيت افراد به چهار عامل تحصيلات، تجربه، آموزش و مهارت بستگي دارد.
همان طور كه قبلاً بيان شد هر خانواده اهدافي را براي خود برمي گزيند و براي دستيابي به آن اهداف هر كس مسئوليتي را به عهده مي گيرد. افراد مسئول اگر از صلاحيت كافي برخوردار نباشند قادر به انجام آن كار نبوده و در دستيابي به اهداف خانواده خلل وارد مي نمايند. به مرور زمان با افزايش تحصيلات و تجربه فرزندان و همچنين آموزش آنها صلاحيت آنها نيز ارتقا مي يابد. بخشي از مهارت هاي ذاتي و بخشي از آن اكتسابي است. بخش ذاتي آن به استعداد و بخش اكتسابي آن به پشتكار و آموزش فرد بستگي دارد. شناسايي استعدادهاي هر فرد بويژه در دوران نوجواني كمك زيادي به افزايش مهارت وي مي نمايد.
تهيه امكانات مالي از ديگر وظايف مديران ارشد خانواده يعني پدر و مادر است. اگر خانواده اعضايي با صلاحيت بالا در اختيار داشته باشد اما حداقل منابع مالي لازم را در اختيار آنها قرار ندهد و برعكس اگر منابع مالي زيادي در اختيار افرادي با صلاحيت پايين بگذارد نمي توان انتظار دستيابي به هدف مورد نظر را داشت. استفاده بهينه از اموال انسان تأثير بسزايي بر دستيابي به موفقيت در زندگي و اهداف خانواده دارد. سعدي در اين زمينه مي گويد:
مال از بهر آسايش عمر است نه عمر از بهر گرد كردن مال و يكي از علماي ديگر مي گويد: بهتر است ثروتمند زندگي كنيم تا اين كه ثروتمند بميريم.
تمركز بر فرايندها
فرايند مجموعه فعاليت هايي است كه ورودي را به خروجي تبديل مي نمايد. هر سازماني از فرايندهاي خاصي اعم از اصلي، مديريتي و پشتيباني برخوردار است. يكي از وظايف مديريت خانواده آن است كه اين فرايندها را شناسايي نمايد و اركان زير را براي هر فرايند تعيين نمايد.
- ورودي و خروجي
- منابع مورد نياز
- كنترل هاي لازم
- شاخص هاي اثر بخشي و كارآيي
تحصيل فرزندان، خريد لوازم و مواد مصرفي خانه، تربيت فرزندان، آشپزي و... از جمله فرايندهايي هستند كه معمولاً هر خانواده اي آن را دارا مي باشد. به عنوان مثال فرايند آشپزي را فرض نمائيد كه ورودي آن مي تواند شامل برنج، گوشت، حبوبات و غيره و خروجي آن غذاي طبخ شده آماده مصرف باشد. منابع مورد نياز همان طور كه قبلاً هم بيان شد بر 2 نوع است:
۱ - منابع انساني كه مهم ترين آن آشپز است كه مي تواند مادر خانواده يا شخص ديگري باشد.
۲ - امكانات مورد نياز شامل اجاق گاز، ظروف، وسايل پخت و پز و... كه هر دو آنها بايد كفايت لازم را داشته باشند. يكي از نكات مهمي كه در مورد هر فرايندي بايد توجه خاصي به آن داشت، پارامترهاي كنترلي است. به عنوان مثال در همين فرايند آشپزي وزن مواد مصرفي، درجه حرارت و مدت زمان پخت از پارامترهاي كنترلي مهمي هستند كه همواره بايد كنترل شوند تا در نهايت بتوان خروجي خوبي از فرايند كه همان غذاي پخته شده است، برداشت نمود. براي آن كه بررسي كنيم آيا فرايند به خوبي كار مي كند يا خير بايد آن را هر چند مدت يك بار پايش يا نظارت نمود. مدت زمان آماده شدن غذا، رضايت اعضاي خانواده از غذاي پخته شده و بهاي تمام شده غذا از شاخص هايي هستند كه مي توان روند آنها را مثلاً به طور ماهيانه اندازه گيري و پايش نمود.
در مورد فرايند تحصيل فرزندان نيز همين گونه است به طوري كه همواره مي توان آن را از طريق كنترل نمرات تحصيلي در طول دوران تحصيل و امتحانات شفاهي و در نهايت موفقيت در مقطع بعدي تحصيلي مورد پايش قرار داد.
خريد
هر سازماني براي توليد محصول يا ارايه خدمات، مجبور به خريد مواد اوليه يا خدمات از ساير سازمان ها يا به اصلاح ايزو تأمين كنندگان مي باشد. اين تأمين كنندگان بايد ابتدا ارزيابي شوند سپس هر كالاي خريداري شده بايد كنترل شده سپس تأييد گردد. در يك خانواده چه كالا يا خدماتي خريداري مي شود؟ نان، گوشت، ميوه، لباس و... كه جزء كالا محسوب مي شوند يا تعميركار لوازم خانگي و معلم خصوصي فرزندان و... كه از نوع خدمات مي باشند. قبل از خريد ابتدا معيارهايي كه براي شما اهميت دارند را بنويسيد مثلاً كيفيت كالا يا خدمات، قيمت، زمان تحويل آن، مسافت، اعتبار و شهرت و... سپس هر تأمين كننده را براساس پارامترهاي تعيين شده امتياز بدهيد و طبيعي است كه كالاهاي مصرفي خود را از مراكزي كه امتياز بيشتري مي آورند تهيه نمائيد.
ميزان اهميت اين پارامترها به خانواده بستگي دارد، به طوري كه ممكن است قيمت براي خانواده اي از اهميت بيشتري برخوردار باشد در حالي كه براي ديگري اعتبار و شهرت. بنابر اين ممكن است امتياز يك مغازه سوپر ماركت يا توليدكننده لبنيات نزد خانواده هاي مختلف، متفاوت باشد.
اكثر محصولات غذايي مشمول استاندارد اجباري موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران بوده و استاندارد هستند ولي بسياري كالاها وجود دارند كه از اهميت بالايي برخوردار هستند ولي مشمول استاندارد خاصي هم نيستند. يكي از آنها نان مي باشد كه متأسفانه در كشور ما توجه چنداني به آن نمي شود و از كيفيت مطلوبي برخوردار نيست.
شرايط محيط خانواده
محيط خانواده بايد تميز، مرتب و عاري از تنش و آشفتگي باشد. يكي از الزامات ISO 9001 تامين محيط كار متناسب با فعاليت هاي مربوط به فرايند است. اين شرايط مثلاً در مورد فرايند تحصيل مي تواند شامل پاكيزگي و مرتب بودن وسايل داخل خانه، عدم وجود سروصدا و مزاحمت هاي ديگر باشد.از مهم ترين شرايط محيطي خانواده مي توان شادماني و آرامش در محيط خانواده را نام برد. شكسپير در اين زمينه مي گويد: شادماني در خانه اي است كه مهر و محبت در آن مسكن دارد .
اگر بخواهيم استاندارد ايزو را در يك كلمه بيان كنيم ايزو چيزي نيست جز نظم . در محيط خانواده بايد نظم و ترتيب حاكم باشد به طوري كه محل همه وسايل خانه مشخص باشد، تمام اسناد، مدارك، كتاب و... به طور منظم بايگاني شده باشند و هنگام استفاده از آنها بتوان به راحتي آنها را پيدا كرد. تمام وسايل اضافي كه در خانه وجود دارد را به داخل انباري بفرستيد يا به فروش رسانيد. محل قرارگيري كليه وسايل داخل خانه را تعيين نمائيد و به منظور حفظ اين نظم و ترتيب به صورت دوره اي نظافت نمائيد بدين معني كه مشخص كنيد محيط خانه شامل كف اتاق ها و آشپزخانه و شيشه و... هر چند مدت يك بار و توسط چه كسي بايد نظافت شود و مهم تر از همه آن كه به كليه اعضاي خانواده آموزش دهيد تا موجب فرهنگ سازي شود. به منظور اطمينان از حفظ نظم و ترتيب در خانه مي توانيد به صورت سرزده بررسي نمائيد كه آيا كليه مدارك و اسناد به راحتي قابل دسترس هستند؟ آيا كليه لوازم و مواد مصرفي را مي توان سريع پيدا كرد و آيا اين مدارك يا لوازم داراي برچسب شناسايي هستند؟
اقدامات پيشگيرانه به جاي اصلاحي
آيا تاكنون كالايي را خريداري نموده ايد كه داراي نقص يا عيبي بوده و سازمان توليد كننده آن هم داراي گواهينامه ايزو 9001 باشد؟ سازماني كه نظام مديريت كيفيت ايزو 9001 را اجرا نموده است، ممكن است محصول معيوب توليد نمايد و حتي آن را به دست مشتري دهد. اما آن سازمان بايد روشي براي تعيين علل ريشه اي ايجاد آن و جلوگيري از تكرار آن داشته باشد تا ديگر اتفاق نيفتد و منجر به رضايت مشتري شود. اين كالا يا خدمات معيوب را در ايزو اصطلاحاً عدم انطباق گويند.
اين موضوع در مورد خانواده مصداق دارد به طوري كه ممكن است هر كدام از اعضاي خانواده فعاليتي را انجام دهند يا خدماتي را كه حاصل خروجي فرايند كاري آنها است ارايه نمايند كه موجب نارضايتي خود يا ساير اعضاي خانواده گردد.
در اين صورت بايد آن فعاليت را تحليل نموده و راهكاري ارايه شود كه ديگر تكرار نگردد و آن عدم انطباق رفع گردد. به اين كار اقدام اصلاحي گويند. اما نكته مهم تر آن است كه كاري انجام دهيم كه عدم انطباق به وجود نيايد، به عبارت ديگر به صورت بالقوه باقي بماند و بالفعل نگردد. اين كار را اقدام پيشگيرانه گويند.
متأسفانه اكثر اقدامات ما اصلاحي مي باشد تا پيشگيرانه كه موجب ضرر و زيان فراوان مي گردد. اكثر هزينه هايي كه خانواده، جامعه و دولت صرف مي نمايد صرف اقدامات اصلاحي مي شود و به اقدامات پيشگيرانه كمتر بها داده مي شود. بيشتر مشكلاتي كه در خانواده ها پيش مي آيد ناشي از عدم اجراي اقدامات پيشگيرانه است به طوري كه اگر مشكلي قبل از اجراي آن بررسي و مورد تحليل قرار گيرد هرگز رخ نخواهد داد.
نتيجه:
آنچه بيان شد تشريح برخي الزامات استاندارد ISO 9001:2000 و كاربرد آن در خانواده است. بسياري افراد هستند كه در محيط كاري و شغلي خود موفق هستند اما در محيط خانوادگي خود خير! بنابر اين يكي از حلقه هاي گمشده موفقيت خانواده، نظام مديريت كيفيت در خانواده است كه بدين منظور راهكارهاي زير توصيه مي شود:
۱ - خانواده خود را به عنوان يك سازمان تلقي نمائيد كه اعضاي خانواده مشتريان شما هستند.
۲ - نيازهاي مشتريان خود كه همان اعضاي خانواده هستند را درك نمائيد.
۳ - با كمك اعضاي خانواده اهدافي را براي خانواده و اعضاي آن برگزينيد و برنامه اي مكتوب كه شامل فعاليت، مسئوليت هر فرد و زمان اجراي آن باشد تهيه نمائيد. اين اهداف به صورت كوتاه مدت و بلند مدت باشد.
۴ - در جهت تأمين منابع مالي لازم تلاش نمائيد.
۵ - بر اجراي فرايندهاي كاري توجه نمائيد و مرتباً آنها را مورد پايش قرار دهيد.
۶ - بر اقدامات پيشگيرانه به جاي اقدامات اصلاحي تمركز نماييد.
|