اشاره- روزانه بسياري از مردم براي تنظيم و ثبت رسمي قراردادها و اعمال حقوقي خود به دفاتر تنظيم اسناد رسمي مراجعه مي كنند. در صورت تكميل بودن مدارك مورد نياز و مشخص بودن نوع سندي كه بايد تنظيم شود، تنظيم و ثبت سند در مدت كوتاهي پس از پرداخت حقوق قانوني مربوط به تنظيم آن انجام مي شود. واضح است تنظيم سند رسمي كه واجد بالاترين اعتبار از سوي قانونگذار شمرده شده و در هر جا و نزد هر شخص قابل ارائه مي باشد، نيازمند دقت، دانش و تجربه كافي است. سردفتران اسناد رسمي با داشتن اين ويژگي ها مورد اعتماد قرار گرفته و به عنوان نمايندگان رسمي دولت، روابط اجتماعي مردم را تثبيت مي كنند.
چنين فرآيند حساس و پراهميتي هنگامي مقبول و نهادينه مي شود كه نتيجه رضايت بخشي براي تمام عناصر سهيم در آن داشته باشد. معمولا هم  چنين است. گرچه در سال هاي اخير با افزايش تعداد دفاتر اسناد رسمي انتظار اين بود كه استفاده از اسناد رسمي نيز افزايش يابد و با مراجعه بيشتر مردم به دفاتر ياد شده روابط حقوقي افراد تحكيم شده و فعاليت دفاتر جديد و قديم بيشتر شود، اما بروز مشكلات و موانعي باعث عدم تحقق انتظارات شد. در اين گزارش به بررسي بخشي از مهم ترين مشكلات پيش روي مراجعين به دفاتر اسناد رسمي مي پردازيم.
اسنادي كه در دفاتر تنظيم اسناد رسمي نوشته و ثبت شده باشند، رسمي محسوب شده و داراي چنان اعتباري هستند كه هيچ گاه نمي تواند مورد ترديد و انكار از سوي اشخاص حقيقي و حقوقي قرار گيرد، مگر آن كه جعلي بودن آن ثابت شود يا برخلاف قانون تنظيم شده باشد. از آنجا كه تنظيم روابط اجتماعي افراد در قالب اسناد رسمي باعث استحكام اين روابط و تثبيت حقوق و تعهدات ناشي از آن مي شود، بسياري از مردم معاملات و اعمال حقوقي خود را با مراجعه به دفاتر تنظيم اسناد رسمي به صورت سند رسمي ثبت مي كنند. ضرورت و اهميت دقت در تنظيم اسناد رسمي ايجاب مي كند ضوابط غيرقابل انعطافي در اين  باره حاكم باشد و تدابير لازم براي پيشگيري از تزلزل و خدشه به اعتبار اين اسناد اتخاذ شود. اما در كنار مزاياي متعدد اسناد رسمي و برتري قابل توجه آن بر اسناد عادي، وجود مشكلاتي در فرآيند تنظيم و ثبت اسناد رسمي موجب ناخرسندي مراجعين به دفترخانه هاي تنظيم اسناد رسمي و حتي متصديان و كاركنان اين دفاتر شده است. اين در حالي است كه هيچ يك از ايشان در بروز معضلاتي كه به مهم ترين آنها خواهيم پرداخت نقشي ندارند.
تحميل به دفاتر اسناد رسمي
مقررات موجود براي تنظيم سند رسمي- به ويژه به هنگام معاملات اموال غيرمنقول همچون خانه و خودرو- ارائه مداركي را الزامي مي  داند كه معمولا بايستي توسط مالك يا فروشنده تهيه شود. بدين منظور اولين اقدام دفاتر تنظيم اسناد رسمي استعلام از برخي ادارات و سازمان ها براي اطلاع از آخرين وضعيت مورد معامله و حقوق قانوني و دولتي مربوط به آن و مهم تر از همه احراز مالكيت رسمي و قانوني آن است. چرا كه ممكن است مثلا خانه يا ملك مورد نظر رسما متعلق به فرد ديگري به  جز طرفين معامله كنوني باشد يا توقيف شده و يا اين كه در رهن و وثيقه قرار داشته باشد. بنابراين براي رعايت حقوق قانوني افراد و سازمان هاي مرتبط يا ذي نفع كسب اطلاع (استعلام) منطقي و طبيعي است. ولي انجام اين اقدامات كه معمولا با پي گيري ارباب رجوع انجام مي شود گاه سخت تر از اصل تنظيم سند رسمي است.
فروشنده سرقفلي مغازه اي در افسريه مي گويد: «به من پنج برگ براي استعلام داده اند كه بايد به شهرداري، ادارات دارايي، بيمه و ثبت و همچنين اتحاديه صنفي مربوطه ببرم. دو تا از آن ها نوبت بازديد تعيين كرده اند. ادارات ديگر هم مداركي مي خواهند كه بايد كار دو اداره اول تمام شود تا برايشان ببرم. ما حاضريم حق و حقوق قانوني اش را بدهيم ولي كارمان زودتر انجام شود.» ارباب رجوع يكي از دفترخانه هاي اسناد رسمي در مركز شهر تهران با ناراحتي اظهار مي كند: «براي فروش خانه ام يكي از استعلام ها ديرتر آماده شد. وقتي آن را به دفترخانه بردم، معلوم شد مهلت اعتبار يكي از جواب هاي استعلام گذشته است. ناچار بايد دوباره استعلام شود كه باز هم بايد به اداره مربوطه مراجعه كنم.»
آن ها كه كمتر با كار تنظيم اسناد رسمي آشنايي دارند با مراجعه به دفترخانه ها و مواجهه با چنين شرايطي در ابتدا تصور مي كنند سردفتر يا همكاران او قصد تأخير يا سخت گيري در انجام كار او را دارند. در حالي كه تنظيم سند رسمي و ثبت آن- با تمام وسواس و دقتي كه مي طلبد و حتي بايد با خودنويس يا قلمي كه جوهر ثابت دارد نوشته شود- زمان چنداني به خود اختصاص نمي دهد. اين كه منشأ اين مشكل چيست؟ پاسخ را از يكي از حقوقدانان مي خواهيم. احمد علي قاسمي سردفتر اسناد رسمي چنين مي گويد: «قبلا اين طور نبود. متأسفانه در سال هاي گذشته انجام اين استعلام ها- كه ناشي از عدم كارآيي و كارداني برخي ادارات ديگر است- از طريق قانون و قانونگذار به دفاتر اسناد رسمي تحميل شد. يعني كار ادارات ديگر را براي وصول عوارض و ماليات از طريق دفاتر ما انجام مي دهند و ما مباشر وصول عايدات آن ها شده ايم.» عضو كميسيون بررسي و اصلاح مقررات كانون سردفتران و دفترياران مي افزايد: «با چنين وضعيتي معتقدم هدف قانونگذار از ثبت رسمي اسناد تحقق نيافته است و به تبع آن جامعه هم از دستيابي به هدف مورد نظر كه ثبات و امنيت اجتماعي، اقتصادي و حتي قضايي بوده، محروم مانده است. چرا كه اين قبيل موارد به ويژه با توجه به تأخيري كه ادارات و سازمان هاي مربوطه در پاسخگويي به استعلام ها دارند كار ارباب رجوع را مشكل مي كنند و با اين شرايط مراجعه مردم به دفاتر اسناد رسمي براي تنظيم سند كاهش مي يابد كه هم اكنون نتيجه آن را مي بينيم».
افزايش ماليات و حق الثبت؛
كاهش اعتبار اسناد رسمي
موضوع استعلام ها با وجود تعدد فراگيري، تحت الشعاع مشكل ديگري قرار گرفته است كه مانع بزرگ تري براي تنظيم اسناد رسمي و استقبال مردم از تنظيم روابط حقوقي خود به صورت رسمي است. ماليات نقل و انتقال و حق الثبت خصوصا در باره خودرو و علي الخصوص خودروهاي ساخت خارج كه در دو سال اخير افزايش چشمگيري يافته از مهم ترين مشكلات خريداران و فروشندگان محسوب مي شود. تنظيم معاملات عادي در دفاتر اسناد رسمي مستلزم پرداخت حق الثبت نقل و انتقال و پرداخت ماليات است كه در حال حاضر مورد اعتراض مي باشد. با وجود آن كه مبالغ مندرج در جداول مربوط به محاسبه حق الثبت و ماليات نقل و انتقال خودروها با قيمت هاي روز فاصله كمتري دارد، اما مراجعات براي نقل و انتقال ملك هم- كه براساس قيمت منطقه اي و بسيار ارزان تر از قيمت واقعي در اسناد رسمي تنظيم مي شود- كاهش يافته است.
خريدار آپارتماني در جنت آباد تهران طي شكايتي به مجتمع قضايي صادقيه،تعقيب كيفري فروشنده اي را به اتهام فروش آپارتمان ياد شده به شخص ديگري علاوه بر او تقاضا كرده است. چنين اقدامي- فروش يك مال به دو نفر- كه در رويه قضايي از نظر حقوقي از مصاديق بارز كلاهبرداري محسوب مي شود، يكي از تبعات شايع در معاملات با اسناد عادي و عدم ثبت و تنظيم سند رسمي است. سردفتر اسناد رسمي دفتر شماره ۲۹۹ تهران با تأييد اين موضوع تأكيد مي كند: «رواج معاملات با سند عادي منجر به شيوع اسناد معارض مي شود كه پرونده هاي مربوط به آن در دادگستري بخش قابل توجهي از حجم دعاوي را تشكيل مي دهد. با اين اوصاف به تدريج ممكن است اعتبار اسناد رسمي نيز نزد افراد كاهش يابد.» عضو كميسيون وحدت رويه كانون سردفتران و دفتر ياران مي افزايد: «در همايش روز ۱۴ بهمن كه با حضور آقاي عليزاده رئيس سازمان ثبت اسناد و املاك كشور برگزار شد، نسبت به توالي فساد ناشي از سوءاستفاده از اسناد عادي يادآوري كردم و در فرصت مناسبي كه از طرف هيأت مديره كانون در اختيار داشتم به توضيح موضوع پرداختم.»
يك خلاف، دو جريمه
اما مشكلات متقاضيان تنظيم اسناد رسمي به موارد ياد شده ختم نمي شود. فروشندگان خودرو براي انتقال رسمي وسيله نقليه علاوه بر پرداخت حق الثبت و ماليات نقل و انتقال، مكلف به ارائه گواهي عدم خلاف- صادره از سوي اداره راهنمايي و رانندگي نيروي انتظامي- هستند. با توجه به ارسال نامنظم قبض پرداخت جريمه ها يا برگ هاي جريمه پرداخت نشده به مركز مربوطه در نيروي انتظامي، گواهي عدم خلاف نمي تواند مؤيد پرداخت تمام جريمه ها يا عدم پرداخت آنها در زمان صدور گواهي و بالطبع به هنگام تنظيم سند رسمي انتقال وسيله نقليه باشد. چرا كه همواره تأخير زماني پيش گفته وجود دارد. علاوه بر اين اگر پرداخت كننده جريمه قبض پرداخت خود را گم كند، براي دريافت گواهي عدم خلاف ناگزير به پرداخت دوباره جريمه هاي پرداخت شده است. چرا كه اعلام پرداخت جريمه ها به نيروي انتظامي و ثبت در سامانه رايانه اي آن با تأخير طولاني انجام مي شود. در اين شرايط براي تسريع در صدور گواهي عدم خلاف و مراجعه به دفاتر اسناد رسمي چاره كار پرداخت مجدد جريمه ها و ارائه اصل قبض آن به نيروي انتظامي است. گرچه اين معضل هم مانند موارد ديگر ارتباط مستقيمي با دفاتر اسناد رسمي ندارد اما بر فعاليت اين دفاتر تأثير مستقيم دارد.
بخشنامه هاي دردسرساز
جالب ترين نكته در بررسي مشكلات مراجعين به دفاتر اسناد رسمي آن است كه به جز موضوع افزايش حق الثبت نقل و انتقال، ساير مشكلات ناشي از مقررات قانوني يا بخشنامه هاي اداري مربوط به سازمان هاي ديگري است كه بعضا در قالب بخشنامه هاي ثبتي توسط سازمان ثبت اسناد و املاك به دفاتر اسناد رسمي ابلاغ مي شود. اهميت بخشنامه هاي ثبتي در عمل فراتر از بخشنامه هاي عادي ساير ادارات است. چرا كه وضعيت هاي جديدي را براي دفاتر و به طور غيرمستقيم و مؤثر براي ارباب رجوع ايجاد مي كند و براي هر دو طرف لازم الاتباع است.
احمد علي سيروسي نايب رئيس كانون سردفتران در اين باره چنين بيان مي دارد: «منشأ بسياري از بخشنامه هاي سازمان ثبت به دفاتر، بخشنامه هاي ادارات ديگر است كه مثلا سياست ها و مقرراتي را براي انجام امور خودشان پيش مي گيرند و با اعلام آن به سازمان ثبت، خواستار رعايت آن در تنظيم اسناد معاملات مي شوند». وي مي افزايد: «اين موضوع يكي از همان مواردي است كه به سازمان ثبت و دفاتر اسناد رسمي تحميل شده است. با اين حال به عنوان بخش خصوصي اين همراهي را با آنها داريم، اما هيچ بهره اي از آن نمي بريم. سختي و زحمت آن با ما است اما درآمد آن به حساب آنها واريز مي شود». از مصاديق ناكارآمدي يكي از بخشنامه هاي ثبتي الزام به پرداخت حق الثبت نقل و انتقال (سهم دولت) توسط مراجعه كنندگان در بانك هاي تعيين شده است. در حالي كه اين كار مي تواند توسط دفاتر اسناد رسمي- كه نمايندگان رسمي و معتبر دولت در تنظيم اسناد رسمي و منشأ وصول بسياري از مطالبات دولتي هستند- با دقت و نظم بيشتري انجام شود. چرا كه علاوه بر كاهش وقت مراجعين و جلوگيري از سردرگمي مراجعين موجب كم شدن امكان اشتباه در پرداخت وجوه قانوني و دردسرهاي ناشي از آن براي دفاتر مراجعين و حتي سازمان ثبت مي شود. تأكيد مضاعف بر اين موضوع از آن حيث ضروري است كه قابل اصلاح و رفع، توسط سازمان ثبت بدون ارتباط و نياز به تصميم گيري نهاد يا سازمان ديگري است. بديهي است، در اين باره كسب نظر مساعد يا مخالف (فرض بعيد) دفاتر و مراجعين آن ها مي تواند ترديد ها را برطرف كند.
آيا بنگاه هاي معاملات ملكي
و فروش خودرو مقصرند؟
چندي پيش اخباري در باره نظارت سازمان ثبت اسناد و املاك بر دفاتر معاملات ملكي (بنگاه هاي مشاور املاك) و حتي نمايشگاه هاي خودرو منتشر شد. گرچه اتحاديه هاي صنفي مرتبط با بنگاه هاي ياد شده نظارت بر آن ها و هماهنگي اعضاي صنف خود را به عهده دارند، ليكن موضوع تنظيم قراردادهاي عادي و مشكلات متعدد ناشي از آن ها، باعث شد تا توجه آگاهان به اين طرح جلب شده و جدي تلقي شود. قاسمي سردفتر اسناد رسمي با بيان اين كه مشاوران معاملات ملكي از مواردي همچون اشخاص ممنوع المعامله، بازداشت يا در رهن بودن املاك مطلع نيستند و طرفين قرارداد عادي خريد و فروش ملك هم با ناآگاهي از اين موضوع ممكن است با مشكلات بعدي مواجه شوند، بر ضرورت بهبود كار بنگاه هاي معاملات ملكي به لحاظ موازين قانوني و حقوقي تأكيد مي كند. وي معتقد است: اين مراكز بايستي همچون كشورهاي ديگر به بازاريابي و يافتن ملك مناسب براي خريدار بپردازند، نه تنظيم قرارداد.
نايب رئيس كانون سردفتران و دفترياران نيز با اشاره به اين كه بنگاه هاي معاملات املاك و نمايشگاه هاي خودرو را نمي توان در شرايط كنوني حذف كرد، تصريح مي كند: «اگر نمايشگاه هاي خودرو و دفاتر معاملات ملكي زير نظر سازمان ثبت باشند پروانه معتبرتري به ايشان اعطا مي شود. قطعا بايد اين پروانه به كساني داده شود كه اطلاعات كافي حقوقي به ويژه در خصوص شرايط قانوني نقل و انتقال اموال غيرمنقول داشته باشند.» سيروس مي افزايد: «اين افراد وقتي چنين شرايطي را احراز كنند قاعدتا خدمات بهتري را به مردم ارائه خواهند كرد و مردم هم امنيت خاطر بيشتري خواهند داشت».
ماده واحده راه گشا!
ارتباط تنگاتنگ دفاتر اسناد رسمي با سازمان ثبت اسناد و املاك كشور باعث شده است كه هيأت مديره جديد كانون سردفتران و دفتر ياران رايزني با مقامات سازمان ثبت را براي برون رفت از شرايط كنوني افزايش دهد. تنظيم و تهيه لايحه اي مشتمل بر ماده واحده براي ارائه به مجلس از جمله نتايج تعامل دو نهاد ياد شده است. به موجب اين ماده واحده مقرر شده است كه ادارات مختلف اعم از راهنمايي و رانندگي، شهرداري، دارايي، تأمين اجتماعي و... خودشان مطالباتشان را وصول كنند. در واقع در صورت تصويب مجلس- و در صورت كارآمد شدن ادارات و سازمان هايي كه هم اينك حقوق قانوني خود را به وسيله دفاتر اسناد رسمي و با كمترين زحمت از مردم دريافت مي كنند- اميدواري به كاهش مشكلات مراجعين به دفاتر مذكور و استقبال بيشتر از تنظيم سند رسمي وجود دارد. علاوه بر اين ايجاد شبكه رايانه اي ميان دفاتر اسناد رسمي و ادارات ثبت در دستور كار قرار دارد كه با فراگير شدن موضوع فناوري اطلاعات و بسترسازي و آمادگي ادارات ديگر براي ايجاد ارتباط با سازمان ثبت و ادارات وابسته به آن، بسياري از معضلات موجود رفع خواهد شد. همچنين اخيرا نايب رئيس كانون سردفتران و دفترياران از ارائه مشاوره حقوقي به مردم
در باره امور ثبتي در آينده نزديك خبر داد. با اين اوصاف مي توان در انتظار تحول و كارآمدي افزون تر دفاتر اسناد رسمي و ارتقاي كيفيت آن بيش از پيش بود.
عبدالله خاتمي فر