|
برنامه ريزي براي استفاده بهتر از وقت در سال جديد
مديريت زمان
|
|
|
«اگر نتوانيد وقت خود را برنامه ريزي كنيد هيچ چيز ديگر را هم نمي توانيد اداره كنيد.»
پيتر دراگر
مقدمه:
هر انساني در طول شبانه روز فقط ۲۴ ساعت يا ۱۴۴۰ دقيقه يا ۸۶۴۰۰ ثانيه فرصت دارد تا به كارهاي خود برسد. چطور مي شود يك فرد در اين مدت يك كشور را اداره مي كند و وقت هم اضافه مي آورد در حالي كه برخي ديگر در همين زمان قادر به انجام ساده ترين كارها نيستند؟
مديريت زمان وقت گير است
آيا بهتر نيست به جاي خواندن كتاب ها و شركت در دوره هاي مديريت زمان وقتمان را صرف انجام دادن كارها بنماييم؟
جواب اين سؤال در قصه مرد هيزم شكن است. مردي مسئول قطع پانصد درخت بود اما اره اي كند داشت، مردم به او گفتند تو بايد اره ات را تيز كني هيزم شكن پاسخ مي داد آنقدر كار دارم كه وقت براي تيز كردن اره ام ندارم.
«اگر ۹ ساعت براي قطع درختي وقت داشته باشم ۶ ساعت آن را صرف تيزكردن تبر خود مي كنم».
آبراهام لينكلن
باورهاي غلط در مديريت زمان:
۱) من ذاتاً فرد نامنظمي هستم.
۲) تنها راه كسب بازده بيشتر سخت كار كردن است.
۳) من در تمام ساعات روز به يك حد كارآيي دارم.
۴) برنامه ريزي زمان سبب مي شود كه اختيار در زندگي از بين برود.
۵) اگر مي خواهيم كارآيي داشته باشيم بايد فقط خودمان آن را انجام دهيم.
۶) من حتي وقت آن را ندارم كه براي كارهايم از قبل برنامه ريزي كنم.
«اگر پاسخ فوري مي خواهي جواب آن نه است».
شعار خريداران
چهار اصل مديريت زمان
هرگاه با كاري روبه رو شديد كه انجام دادن آن مدت زمان مشخصي طول مي كشد قبل از اين كه به اقدامي دست بزنيد در مورد سؤالات زير فكر كنيد:
۱) آيا لازم است اين كار حتماً انجام شود؟ اگر نه آن را فوراً حذف كنيد.
۲) آيا حتماً من بايد اين كار را انجام دهم؟ اگر نه آن را فوراً تفويض كنيد.
۳) آيا اين كار حتماً بايد الان انجام شود؟ اگر نه به تعويق بيندازيد.
۴) آيا اين كار اولويت اول را در كارهايم دارد؟ اگر نه به سراغ اولويت اول برويم.
فرصت ها مانند ابرها مي گذرند پس فرصت ها را غنيمت شمريد
امام علي (عليه السلام)
روش تعيين اولويت ها
ابتدا كارهايي كه بايد در طول روز انجام شود را شناسايي كرده به هر كدام از لحاظ اهميت و از لحاظ فوريت امتياز ۱ ، ۲ يا ۳ بدهيد حاصل ضرب اينها اولويت را تعيين مي كند
اولويت = اهميت * فوريت
«عمر ما را مهلت امروز و فرداي تو نيست
من كه يك امروز مهمان توام فردا چرا؟»
شهريار
مهارت هاي مديريت زماني خود را بهبود ببخشيد
۱) فهرست كار تهيه كنيد.
۲) نقشه زماني درست كنيد (روش پرت) (نمودار گانت) يا (C.P.M)
۳) اسناد و نامه هاي مهم را بايگاني و ساير كاغذها را دور بريزيد.
۴) انعطاف پذير باشيد و از روش هاي مختلف براي حل مسايل بهره بگيريد.
۵) كارهاي مهم و كارهايي كه به خلاقيت بالايي نياز دارند را در بهترين ساعات روز انجام دهيد.
۶)بدترين كار هر روز را اول انجام دهيد.
۷) براي هر كاري يك ضرب الاجل قرار دهيد.
۸) تمركز و دقت كنيد.
۹) سرعت خود را ۱۰ درصد افزايش دهيد.
۱۰) با تمرين نحوه درست نشستن پشت ميز از خستگي جلوگيري كنيد.
«والعصر، ان الانسان لفي خسر»
قرآن كريم
غاصبان زمان
در هفته ده ها ساعت پرارزش توسط غاصبان سنگدل زمان از شركت هاي بزرگ و كوچك به يغما مي رود اين جنايتكاران دوران عبارتند از:
۱) بحران ها
۲) تلفن ها
۳) ميهمانان ناخوانده
۴) كم رويي در نه گفتن
۵) تساهل
۶) جلسات
۷) كاغذ بازي
۸) مأموريت و سفرهاي اداري
الف: بحرانها
بحران ها سازمان را از لحاظ برنامه ريزي مي شكند. در موقع بحران اولويت اول و آخر كاري، حل بحران است. برخي مديريت ها بحران ساز هستند. برنامه ريزي درست مانع وقوع بحران مي شود و يا تأثيرهاي آن را كنترل مي كند.
ب: تلفن ها
تلفن نمونه بارزي از يك امر فوري اما غيرمهم است كه بايد از آن اجتناب كرد. به طور كلي امري مقاومت ناپذير در زنگ تلفن وجود دارد. لحن آمرانه زنگ تلفن به شما مي گويد «گوشي را بردار ممكن است خبرهاي مهمي براي شما داشته باشم».
فنون مديريت تلفن هايي كه از بيرون زده مي شود:
۱) هنگامي كه مشغول كار هستيم تلفن به فرد ديگري منتقل شود.
۲) ساعتي از كار را در نظر گرفته و به تلفن پاسخ ندهيم.
۳) در طول جلسات به هيچ تلفني پاسخ ندهيم.
۴) با تلفن هاي ناخواسته، مؤدب، محكم و مختصر صحبت كنيم.
۵) از افراد بخواهيم كه در موقعي كه كار كمتري داريم تماس بگيرند.
۶) فهرستي از بهانه ها را براي كوتاه كردن مكالمات تهيه كنيم.
ج: ميهمانان ناخوانده
پژوهش هاي اخير نشان داده اند كه هر هشت دقيقه، يك مدير معمولي با قطع كار مواجه مي شود و زماني كه اين وقفه ايجاد شود، چندين دقيقه طول خواهد كشيد كه وي به همان تمركز و بازدهي قبلي در كار خود برسد.
روشهاي رد كردن مراجعين سرزده
۱) سدهاي فيزيكي مقابل اتاق كار خود ايجاد كنيد
۲) آنها را به قسمت عمومي اتاق عقب برانيد
۳) از تماس مستقيم چشمي با آنها پرهيز كنيد
۴) هرگز اجازه نشستن به آنها ندهيد
۵) با قدم زدن آنها را به خارج اتاق راهنمايي كنيد
۶) ديگران را عادت دهيد كه از قبل از شما وقت بگيرند
د: كم رويي در نه گفتن:
گفته شده كه قدرتمند ترين و قوي ترين عامل در مديريت زمان يك واژه دوحرفي كوچك يعني «نه» است.
چهار مرحله براي «نه» گفتن:
۱) به دقت مقصود گوينده را گوش كنيد
۲) اگر قصدتان گفتن «نه» است با كمال ادب و قاطعيت بگوييد
۳) براي «نه» دليل تراشي كنيد
۴) راه حل تازه اي عرضه كنيد
هـ : تساهل:
چهار روش براي برخورد با كساني كه كارها را به تأخير مي اندازند:
۱) ايجاد اعتماد در زيردستان و تقويت خوش قولي
۲) به جاي پايان كار بر شروع كار تأكيد شود
۳) كنترل بر كار داشته باشيد و راهنمايي كنيد
۴) اولويت ها را دقيقاً براي زيردستان تشريح كنيد
و: جلسات:
تخمين زده شده در كشور انگلستان بيش از چهار ميليون ساعت وقت در روز صرف حضور در جلسات مي شود.
اين جلسات گاهي ضروري و غيرقابل اجتناب و گاهي به عنوان سوراخ هاي هدر رفتن زمان در كيسه عمر است.
سازماندهي جلسات
۱) اهداف مشخصي براي جلسات برگزينيد
۲) براي هر كس از قبل يك دستور جلسه تهيه كنيد
۳) تعداد افراد شركت كننده را به حداقل برسانيد
۴) از سر ساعت شروع كردن جلسات بپرهيزيد اما حتماً آن را سر وقت تمام كنيد.
۵) در مورد دستور جلسات كوتاه؛ جلسات را سر پايي تشكيل دهيد.
۶) اعضاء را عادت دهيد براي حرف زدن وقت بگيرند و براي اين كار از روش توپ سخنگو استفاده كنيد.
۷) از روش رأي گيري براي كنترل نتايج استفاده كنيد.
۸) براي كارهاي تخصصي كميسيونهاي خاص قبل از جلسه تشكيل دهيد.
۹) از گفتگوهاي دو به دو جلوگيري كنيد.
۱۰) جلسه را با هدف اقدام اجرائي كردن درمورد مصوبات جلسه سر وقت پايان دهيد.
ز: كاغذبازي:
در تحقيقي كه در مركز خدمات پرسنلي آديا در آمريكا از ۹۰۸ تن از مديران امور اداري صورت گرفته است ۵۳ درصد آنها اظهار داشته اند كه هر روزه كاغذبازي بين يك تا سه ساعت از وقت آنها را به خود مصرف مي دارد.
برخورد با نامه ها
۱) دستيارانتان را تشويق كنيد نامه هاي معمولي را پاسخ گويند.
۲) اگر مي توانيد نامه را به شخص ديگري ارجاع دهيد.
۳) اگر محتواي نامه مهم نيست سريعاً آن را بايگاني كنيد.
۴) نامه هايي كه حتماً بايد خودتان جواب دهيد را سريعاً اقدام كنيد.
گزارش ها
۱) از زيردستانتان بخواهيد گزارشها را تا حد امكان خلاصه بنويسند چون گزارشهاي مفصل اصلاً خوانده نمي شود.
۲) اگر گزارش مفصلي به دستتان رسيد از زيردستان بخواهيد آن را براي شما خلاصه كنند.
۳) هيچ وقت تايپ گزارشها را خودتان انجام ندهيد.
۴) در حدكفايت بنويسيد نه در حد كمال.
ح: سفر اداري:
سفر و مأموريت اداري وقت زيادي از يك مدير مي گيرد.
قبل از سفر به موارد زير فكر كنيد:
۱) آيا اين سفر ضروري است؟
۲) آيا بايد حتماً خود شما دراين سفر باشيد؟
۳) آيا زمان سفر را مي توان تغيير داد؟
۴) آيا مي توان طرف متقابل خود را دعوت كرد؟
تداركات سفر:
۱) تلفن همراه و كامپيوتر جيبي خود را همراه ببريد.
۲) پرونده اي كه از اولويت كاري برخوردار است با خود ببريد.
۳) از رانندگي در طول سفر پرهيز كنيد.
۴) حتي الامكان از هواپيما استفاده كنيد.
تحقيقات نشان داده است يك ساعت كار در هواپيما برابر است با سه ساعت كار در اداره چون در هواپيما ساير مزاحمت هاي اداري وجود ندارد.
در طول مسير مي توانيد به تلفن هاي ضروري و عقب افتاده بپردازيد و يا در مورد حل يك مشكل ويژه فكر كنيد
«زماني من وقت را تلف مي كردم و امروز وقت مرا تلف مي كند»
شكسپير از كتاب ريچارد
منابع:
۱- مديريت زمان (چگونه هر هفته ده ساعت به وقت خود بيفزاييد) ،ديويد لوئيس ،ترجمه: كامران روح شهباز
۲- مديريت بهره وري از وقت ،الك مكنزي ،ترجمه: محمدرضا رضاپور
۳- وقت خود را تنظيم كنيد (مديريت و تنظيم وقت) ،سالي گرت
ترجمه: فرهاد رادپور
۴- فن مهار كردن زمان در يك هفته ،دكلان تريسي ،ترجمه: گروه كارشناسان ايران
۵- چند نكته در مورد تنگناهاي مديريتي جامعه ،روزنامه ايران مورخ ۵/۳/۸۰ شماره ۱۸۱۱،ناصر زماني مياندشتي
۶- ماندن در وضعيت آخر،امي.ب.هريس،تامس.ا.هريس
ترجمه: اسماعيل فصيح
|
